第一章 民营企业档案管理基础要素
研究民营企业档案管理的基础要素，是做调研工作的基本前提，明确民营企业档案的基本问题，有助于我们更科学地认识解民营企业档案，更好地为民营企业档案调研活动的各项工作服务，基础问题包括确定民营企业档案相关概念、构成及特性，分析企业档案管理的一般性原则，讨论民营企业的可持续发展必要条件。
第一节 民营企业及其档案构成
民营企业档案就是民营企业的企业档案，因此先分别对民营企业和企业档案做简单说明。
一、民营企业的界定
民营企业，简称民企，在经济学概念里，一般我国经贸市场上所有非公有制的企业都可以叫做民营企业，它不是一个法定概念，在我国的《公司法》及其他法律中都没有“民营企业”的直接定义，它是在我国特色经济体制改革这一特定的环境里产生的，是具有强烈中国特色的词汇。在 2005 年，《国务院关于鼓励支持和引导个体私营等非公有制经济发展的若干意见》中，国家有关文件还是使用“个体、私营等非公有制经济”和“私营企业”的称呼，直到 2010 年《国务院关于鼓励和引导民间投资健康发展的若干意见》发布，其中 33 次出现“民营企业”这个词，这是国家首次明确正式提出“民营企业”,也是给予民营企业的充分肯定。①本次调查研究的民营企业是指除国有独资、国有控股、外商独资、外商控股的，以中国民间资产为投资主体的私营企业，以及以私营企业为主体的发展中国非公1二、民营企业档案的界定
我国“企业档案”概念的第一次提出是在 1987 年国家档案局同国家经委纪委联合发出的《国营企业档案管理暂行规定》中，表述为：企业档案是指企业自身在生产、经营、科研、管理等各项活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的材料资源。一般企业档案归档范围包括：本公司重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等；本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书；本公司的各种工作计划、总结、批复、统计报表及简报；本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料；本公司职工薪酬福利方面的文件材料；本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像、实物等。
2013 年最新颁布的“国家档案局 10 号令”对企业文件分类及档案期限表有了更详细的规范和要求，对民营企业档案的界定有很大的帮助指导及参考价值，这里不做详细论述。这里要明确的是本次调查研究中将民营企业产生的档案、公文、文件、文档、记录等材料，以及各种在企业生产管理活动中形成的，任何类型的数据信息集合均视为民营企业档案，将它们视为档案的不同运动形态，都纳入民营企业档案管理的工作范畴。
第二节 民营企业档案的特性及其管理原则
一、民营企业档案的特性
对民营企业档案的界定和认识是对我国现在的历史社会条件以及发展认识水平的客观反映，我国现阶段发展以公有制为主体的具有中国特色的市场经济，民营企业作为非公有制经济的一部分，其档案除了具有一般定义的档案所具有的本质属性和一般属性之外，还有其他特殊属性。
经济属性
民营企业属于私有制经济，企业经营运作所需的资源和经营活动所产生的资源都归企业私有，档案作为企业财产，其所有权自然归企业。档案所有权的私有性使民营企业档案表现出一特殊属性--经济属性，民营企业档案是企业资产评估中不可缺少的重要组成，产品生产、科技研发等企业活动形成的档案可以租借其使用权或者转卖其所有权，合同会议记录等档案是保证企业经济贸易时的有效凭证，注册商标和专利更是许多科技型企业追求的目标和核心价值，比如我国江西省景德镇市的“景德镇华御瓷业有限公司”成立的基础就是估值 800 万的珐琅彩瓷工艺档案。正是因为民营企业档案具有这样的经济属性，使其具有比一般档案更高的应用价值和开发价值，并且它与企业经济利益的关系也越来越直接，所以企业更应该重视档案管理工作，合理使用档案，使档案的经济价值应用到实践中去，生产利用与再生产再利用，从而推动企业的经济发展。
价值实用性
基于民营企业档案的私有性，并且民营企业是以追求效益为出发点和目标，所以民营企业档案也要以追求效益为出发点和目标，这就使民营企业档案相对于一般档案隐性、内向、滞后的价值属性而言，更具有显性、外向、实用的价值属性。民营企业要把经营管理、科研开发、市场开拓、会议记录、合同营销等一系列活动中形成的，具有文化知识和信息资源等价值的档案再运用到经贸、经营、管理活动中去，例如以生产为主的企业，其产品从研发到批量生产的整个过程中，采购、产品、销售等档案就一直发挥着现行作用；以高科技为主的企业，不断累积的科研档案、市场分析档案以及其他知识档案是企业在激烈的市场竞争中的有利武器；以商贸服务为主的企业，离开了用户、物流等档案企业将难以正常运作。
特别是我国刚加入 WTO 时，频频发生反倾销指控和知识产权诉讼案：思科诉华为侵权、索尼诉比亚迪侵权、科朗诉必恩威科侵权、美国轴承工业指控宁波慈宁集团倾销、加拿大 PPG 公司和 LAM 公司指控福建福建福耀集团汽车挡风玻璃倾销等众多案件，其中华为和科朗案件和解结案，比亚迪、慈恩集团和福耀集团的案件以我方获胜结案，正是因为比亚迪、慈恩和福耀集团平时就注重收集整理档案，拥有完整规范的成本、生产、研发等档案，才能在需要的时候及时合理的拿出这些档案，发挥档案价值的实用性，保证企业正常运营。
二、民营企业档案管理原则
民营企业在我国特色市场经济体制下发挥着重要作用，而民营企业的非公有制不仅使民营企业档案具有一些特殊属性，还使得民营企业在进行档案管理工作的时候讲究一定的原则，不能盲目的照搬或者生硬模仿国有企业的硬性要求。
①自主选择
“自主选择”原则是指民营企业作为企业档案工作的主体，对来自企业内外的各种档案的形成、收集、整理、鉴定、保管、利用开发以及机构设置、人员安排等工作可依法按规由民营企业自身需求和能力决定。
民营企业档案的“自主选择”原则也是由民营企业档案所有权私有质决定的。国有企业在计划经济体制下，按照国家统一部署进行档案管理工作，所形成的管理制度及工作模式在市场经济体制下任然适用，而市场经济体制下的民营企业档案管理工作是在企业发展过程中，档案数量不断累积，企业自发组织管理的，与档案行政管理部门不存在上下级关系，实行自我选择自主管理，档案行政管理部门对民营企业档案管理工作只有引导与服务的辅助作用。但是档案行政管理部门与民营企业就档案的处分权一直存在争议，档案行政管理部门认为民营企业没有完全的档案处分权，档案行政管理部门也对民营企业的部分档案拥有处分权，然而就算民营企业没有完全处分权并不影响民营企业主拥有档案的所有权和档案管理工作的自主选择管理的权利，民营企业档案管理工作自我管理、自我完善、自我发展的道路是符合经济发展规律和档案价值规律的。
这里需要注意， “自主选择”原则虽然突显了民营企业在档案管理工作中的主体地位以及强调民营企业对于建立和发展档企业案管理工作具有最终的决策权，但并不排斥档案行政管理部门的引导与服务，民营企业档案是我国档案不可缺少的组成部分，档案行政管理部门对企业产生的对国家有重要意义的档案确实有处置权，可另外进行处置。民营企业档案自我管理也不是放任自由的管理，民营企业在进行档案管理工作时要遵守我家的法律法规，符合政府制定的规范标准，我国的档案行政管理部门在民营企业档案工作自主管理过程中必须有所作为，及时给民营企业提供法规服务，培训服务，信息服务，社会化服务等服务，加快民营企业档案管理工作的发展。
因企制宜
“因企制宜”原则是在“自主选择”原则的基础上，民营企业根据自身的经济能力水平、经营规模、战略目标、管理思想和管理体制等主客观因素，全面系统科学的展开适合企业自身的档案管理工作。
“因企制宜”原则要从三点面同时把握。第一点是一致：民营企业开展的档案管理工作要与企业追求利益的发展目标一致，它不是企业内可有可无的工作，因为企业档案确确实实能够为企业带来利益，虽然这种利益有可能是隐性的、滞后的，但也不能被动地开展企业档案管理工作，要根据企业发展的需求为企业提供有益的档案服务，促进企业的发展；第二点是灵活：我国民营企业成千上万且规模不一，档案管理机构的设置和档案保存地点可以根据企业需求而定，这点可以参考国外企业的做法，例如美国电信公司档案管理是公共关系部的工作，摩托罗拉档案管理部门隶属于人力资源部门，IBM 公司的档案保存在秘书室；第三点是适应性：民营企业在不同发展战略阶段，管理模式不同，企业的规模、组织机构、运作方式等都会作相应的调整，此时还要求民营企业始终保持同一档案管理模式是不实际的，而且企业档案是持续积累的结果，档案管理工作又是一个相对独立的专业系统，它有自身的发展规律和稳定性，所以民营企业在档案管理工作时要对未来可能发生的改变预先制定计划，预留一定的空间，提高档案管理工作的兼容性和适应性。
务实高效
“务实高效”原则要求民营企业在选择档案管理系统的时候要实事求是，不能只考虑企业的需求，不考虑企业的发展水平和规模能力，也不能盲目跟风一味求快，要综合考虑企业各方面的因素，建立适合企业、满足需求、方便有效的档案管理系统。
现阶段我国正在进行社会主义市场经济改革及深化，市场经济的实质是效益经济，所以民营企业也追求高效益，因此民营企业的任何活动都服务于效益，档案管理工作也要遵循这个效益原则，还有人把它形象的称为大、高、低目标原则，就是把大价值、高效能、低成本的工作原则应用到民营企业档案管理工作中去，例如民营企业的一些档案可以为民营企业提供决策支持或创新支持等有效的信息资源，这类档案信息资源具有很高的时效性和针对性，企业也对这类档案信息有较高的准确性要求，所以档案管理工作要做到快速高效。另外民营企业档案管理工作在保证企业决策的准确性和企业创新可持续性的基础上，还要控制成本以保证企业的效益，所以过于高级但是昂贵的档案管理系统虽然有利于企业发展，但是会增加民营企业的成本负担，从而降低企业效益，过于简单且便宜的档案管理系统可能不足以保证企业决策的准确性以及企业创新的可持续性，虽然控制了成本但也不能给企业带来足够的价值，也会降低企业效益。理论上一个正好适合民营企业的档案管理系统的最佳状态是，能够在适当的时间把适当的信息传送给适当的人，从而给企业带来最高的效益，而民营企业想要在市场经济体制下生存下去，并在激烈的竞争中图谋发展，企业的决策首先要准，其次要快，因此民营企业对档案信息的实用性、时效性的要求越来越高，所以只有合适企业的档案管理系统才能保证档案信息的质量和速度。因此，民营企业档案管理一定要把握“务实高效”原则。
第三节 加强民营企业档案管理工作的必要性
民营企业档案管理工作是民营企业不断发展的必然需求，随着民营企业夜以继日的生产经营，企业产生的材料档案数量累积增加并且在企业的经营管理过程中需要使用这些材料档案，为了合理保留和有效利用这些材料档案，民营企业档案管理工作由此自发的开展起来。然后随着社会的进步、市场的发展以及民营企业扩大生产的要求，企业档案在保障企业自身发展、完善市场经济体制、支持档案事业发展等方面所起的参考凭证和法律依据等作用越来越明显，企业档案利用的需求也越来越高，所以必须加强企业档案管理工作。
一、保障企业自身发展
我国由计划经济向市场经济改革，各种所有制的企业都参与到了全球市场的竞争中，民营企业自然也面临竞争全球化的情况，想要在这竞争中存活并且持续发展下去，民营企业不仅要增加人财物等“硬件”资源的投入，还要依赖知识、科技、信息等“软件”资源的开发利用，因为这些“软件”资源是基于网络全球化的市场竞争中重要的因素，加强民营企业档案管理工作就是对这些“软件”资源的开发利用。基于网络全球化的市场竞争，许多经营贸易行为的完成都是跨越国家和地区完成的，想要在这种竞争中胜出，主要靠的是企业的信息、知识及文化，例如 21 世纪初我国南部沿海的一些作代加工出口的民营企业，只顾做出口产品代加工，不重视企业档案的积累，没有意识到应该逐步树立自己的独立品牌，创造企业核心文化，随着市场环境的变化，尤其是国际金融危机的到来，企业的经营不断亏损，由于它们没有自己的品牌，没有对国内的销售渠道，许多企业就此倒闭。
其次，企业档案对企业维权或资产归属等问题上具有法律权威性，完整的企业档案的存在可以直接避免企业不应有的经济损失，例如第一家在香港上市的内地民营建筑企业--宝业集团有限公司，在其发展过程中曾与绍兴县钱清镇某村签订了 43.1 亩的土地使用协议，协议明确规定土地使用费为每亩 18500 元，签订协议时预付 30%,其余部分分期在 4 年内付清，后来土地价格上涨且双方经办人的协议均已遗失，对方便提出补偿要求，然而公司档案室保存有协议副本，明确了土地价格，对方只得放弃补偿要求，公司的权益得以保存。①另外企业可以通过借鉴、参考档案，从中获取知识用以减少企业“硬件”资源的消耗，从而达到加速技术进步，提高经济效益的目的，比如昆明一家民营企业的技术人员，仔细比较了旧式锅炉与新式锅炉的档案，对旧式锅炉进行技术改造后，每年节煤 512 吨、节水 13396 吨，年经济效益 20.46 万元。
综上所述，加强民营企业档案管理工作，建立完善规范的企业档案，合理的开法利用档案资源，是保障企业可持续发展的必要手段。
二、完善市场经济体制
为全面建设小康社会，加快社会主义现代化进程，我国建立了社会主义特色市场经济体制并不断完善，在这一背景下，做好民营企业档案管理工作不仅对企业自身意义重大，对完善市场经济体制也有重要意义。国家档案局就同国家发展改革委员会及中华全国工商联合会在“十一五”期间联合发布了《关于促进民营企业档案管理工作的意见》，其中明确提出：做好民营企业档案管理工作是适应我国市场经济改革发展的必然要求。党的十八大报告指出坚持和巩固公有制经济主体，支持和引导非公有制经济发展，各种所有制经济平等发展。因此，民营企业要正确处理与政府相关部门的关系和工作，政府相关部门需要依法行使监督和管理工作，对民营企业产生的对国家社会有重大意义的档案进行重点监管，经常接触了解民营企业发展状况，确保民营企业档案的真实可靠，若发现民营企业有假造、修改、销毁档案从而破坏市场、扰乱经济秩序等违法行为时，应立即依法管理，阻止其对市场的破坏，保证市场健康发展。社会主义市场经济体制的完善还要求民营企业诚信规范的发展，民营企业档案作为原始记录最能反映企业的诚信规范程度，所以政府相关部门需要引导促进民营企业树立科学的档案管理意识，健全高效的档案管理机制和系统完善的档案管理基础设施。
三、支持档案事业发展
加强民营企业档案管理工作，健全档案管理体系，规范档案管理制度，确实的保管好民营企业档案中对国家和社会有保存价值的档案，保障其真实、完整和安全，是我国档案事业的重要环节，在《中华人民共和国档案法》有明确规定，国家档案局也不断强调，国家档案事业不用“公有”和“非公有”区别对待档案，民营企业活跃在我国的社会发展过程中，其档案客观反映了企业的真实情况，间接反映了社会的发展和需要，确保了社会发展历史的完整性，对我国档案事业有利。民营企业档案是档案事业中不可缺少的部分，是档案资源整体的重要组成，《档案法》中甚至规定了，如果档案行政管理部门认定企业保管条件恶劣，或有其他原因可能导致档案的损坏或不安全，档案行政管理部门有权采取代为保管或其他措施来确保档案的完整和安全；必要时，可以收购或者征购。由此可见国家档案事业对民营企业重要档案的重视，如果国家档案整个资源缺少了民营企业档案这一部分，不仅影响档案事业的信息覆盖面和质量，也不能反映社会结构和社会观念的全貌及变迁过程，就会成为国家档案事业发展历史的一块空白。
本章小结
档案是原始记录，民营企业档案可以真实地反映出民营企业建立与发展的运动轨迹。而民营企业档案管理调研是要通过研究民营企业档案管理工作的现实状况，反映出民营企业经营管理的真实情况，验证档案学理论的应用情况。明确民营企业档案相关概念的界定是实践调研活动的基础，民营企业的私有制是民营企业区别于国有企业的根本特性，民营企业档案的私有制衍生出的民营企业档案的特性及其管理原则也正是民营企业档案管理工作值得被调查研究的地方，而且民营企业档案是随着民营企业生产经营管理活动自然形成的对企业有重要价值的知识资产和信息资源，民营企业应该重视企业档案的管理工作，民营企业档案管理调研也有助于加强民营企业对企业档案管理工作的重视。所以，在展开调研活动、收集信息并整理数据之前，先要讨论民营企业档案管理的基础要素。
