提高企业采购及付款业务的内部控制的措施

　　第 5 章 提高企业采购及付款业务的内部控制的措施

　　我们可以从企业采购和付款对企业的影响认识到预防企业采购和付款的重要性。上文分析了企业采购和付款产生的原因及其分类，并对企业外部风险的客观存在性及企业内部风险的相对性做了明确的规定。外部风险：依靠预测的方法是宏观环境风险和技术进步风险进行控制与防范的唯一方法，并且企业随时都要警惕这类风险的发生，进行新产品的研究与开发、寻找物美价廉的原材料、保证流动资金的充足、减少库存量，规划好风险产生的应急预案，一旦企业外部风险发生，马上能生产出适应市场的产品，减少损失。内部风险，是企业内部产生，由于内部风险具有很大的可控性，所以企业想要在很大程度上减少或避免此类风险的发生只要采取有效的措施就可以了。

　　5.1 建立企业内控制度

　　建立企业内控制度的作用就是控制采购制度风险和采购人员风险。建立企业内控制度也是对整个采购的流程进行一个全面的监督的方式。所谓的全过程就是指的对审批的询价、货物的验收、采购的计划、招标管理、签约、核算等所有的环节的监督，其中，最重要的部分就是对四个方面的控制，也就是：制定计划、签订合同、对质量进行验收以及结账付款，与此同时，还可以保证不会又作假的情况。上面所说的全面的监督也就是制度的考核、内控的审计和财务的审计并驾齐驱, 在企业的整个采购的中，一定要做好监督的工作，这是能够保证采购的规范性以及对物资的质量进行控制的关键。一个科学的采购机制，在降低采购物资价格的同时，还能够将采购的物资的质量也有所提高，除此以外还能够对采购的人员有一定的傲虎作用以及避免外部矛盾的产生。同时，对企业的采购人员要重视他们的教育，经常组织对他们的培训，是他们的发露意识不断得到增强，让他们了解职业道德建设的重要性，能够依据法律规定办事，把采购人员风险扼杀在摇篮中。

　　5.2 采购和付款的强化管理

　　加强对物资需求与采购计划的管理以此来控制采购计划风险。

　　1、预测

　　企业应建立采购信息网络，并与外部相连，保证及时获得数量多、质量高的采购信息，依赖对大量的数据、信息的分析、处理，正确进行各项决策和采购预测，使预测结果与实际情况相符，保证采购的物资在质量、价格、数量上都能满足企业需求。

　　2、计划

　　企业采购供应部门在采购过程中不应该只想着怎么把采购价格压至最低,也不应把节约资金视为采购的惟一目标, 就是不仅要为企业节约采购资金, 也要确保采购的质量，采购时要考虑物资的最低库存量，避免缺货或积压造成的经济损失，也就是说必须把所要采购物资的质量和效用全部考虑在内。这就要求采购人员，按照科学的依据编制物资采购计划，保证设定的预期目标跟实际达到的目标是一样的，还要对采购的各项详细信息进行预先的分析，制订整套采购方案。

　　5.3 关于加强对供应商的管理和选择问题

　　加强对供应商的选择和管理，同时控制采购价格风险和采购质量风险。参加投标的所有供应商进行资格审查这是在订立采购合同之前要做的事情，只有这样才更有可能在最开始的时候让供应商方面的风险降到最小。

　　5.4 防范企业采购企业物资和付款的对策研究

　　1. 应建立与完善企业内部控制度，加强教育，提高素质

　　必须要对企业的内部控制制度进行完善，特别是对企业的采购人员，要增加对他们的培训，建立对采购人员监督管理制度：

　　（1）建立健全采购信息公开制度和程序公开制度

　　（2）使采购人员资格认证制度得到推行

　　（3）组建采购专业协会

　　（4）建立健全内部控制制度

　　（5）制订《采购道德规范》，使采购行为得到规范

　　从而不断增强采购人员的法律法制观念，确保做到根据法法律法规办事，把职业道德建设重视起来，努力培养企业团队合作精神，让企业预防风险的能力大大提高，合同风险不会再发现。

　　2. 提高对物资采购招标与签约监督的对策

　　（1）加强签约监督。检查合同条款是不是与法律、政策不相符合，避免合同由于某些原因而失去作用，这些原因包括：当事人主体不合格、内容违反法律法规、经营的物品不在经营范围之内；要能够清楚了解到对方的履行合约的能力，调查了解各项资料，要把那些只想要追求效益的不正常的情况给排除掉；有没有明确当事人的权利和义务、合同的条款是不是都是完整无误的、所有的手续是不是都办妥了、签章是不是都准备好了等等。

　　（2）确定有没有根据规定的程序来进行采购招标，有没有违反规定的行为。采购的经办部门是不是在确定供应商之前就对这个供应商进行了详细的调查再做的决定。是不是按照规定对供应商每年都进行一次复审评定。

　　3. 提高对物资采购全过程、全方位的监督的对策

　　建立企业内控制度也是对采购的全过程、全方位的监督的一种方式。一个科学的采购机制，在降低采购物资价格的同时，还能够将采购的物资的质量也有所提高，除此以外还能够对采购的人员有一定的保护作用以及避免外部矛盾的产生。同时，要对采购的人员多进行一些培训，增强他们的法律意识，让他们知道职业道德建设的重要性，能够在办理事情的时候都按照法律规定，把采购人员风险扼杀在摇篮中。

　　（1）加强对物料需求的计划，对采购计划的审计也要加强。对物料的需求计划进行严格的审查，看看是不是对采购计划的编制有一定的科学性；看看调查的情况是不是和实际的采购情况是相符合的；设定的目标是不是与实际达到的目标是一样的。

　　（2）将合同的鉴证审计工作做好。要防止出现合同的风险，也就是说，定立合同的时候就要依法进行。还有一点就是要看经办部门是不是将自己的职责都履行好了。

　　（3）一定要审计好合同台账、合同的汇总，除此以外还有信息的反馈。现在，合同类的纠纷变的越来越多，如果把合同弄丢了，就会在某些事情的处理上使公司处于不利的地位。

　　（4）要对合同执行中的审计进行加强。1）对那些不合格的商品要进行控制执行情况的审计，要对不合格的记录作出及时的处理。2）对合同上规定的项目以及交货期的情况进行审查，要监督好收到货物的时候是不是将验收工作做到位了，有没有做好记录，有没有按照合同上的规定来支付款项。3）假如出现合同纠纷的情况，必须要得到重视。4）要对物资的验收进行审查，物资的进货过程、物资的入库、物资的发放都要进行严格的验收，如果合同纠纷不能及时得到处理，那么企业的合法权益就会受到威胁，这样的话合同的风险就会更加的严重。

　　（5）加强对物资采购绩效考核的审计。为了使合同的风险尽量的减少，必须要在合同执行的每个环节都制定其考试的制度，与此同时还要对检查的力度进行加强，还要加强考核，并且要把合同中列明的一些计划以及有关的工作都进行转化和分解他的指标和责任，将工作的数量和质量的标准都要清楚的规定好，然后分配给各个部门的个人手中，并且要根据产出的效益来进行考核。

　　4. 建立保证金制度

　　为了保护采购机构，防止供应商不能履行合同给企业带来损失，采购方可将供应商的招标保证金作为投标竞争和授予合同程序的一部分。保证金类型主要包括：投标保证金、支付保证金、履行保证金等等。

　　5. 建立健全采购质疑、申诉机制

　　企业应在内部设立供应商服务机构，当供应商认为采购过程中自身利益受到侵害时，可对企业采购人员甚至整个采购部门提出质疑。这样的好处在于：改善供求关系，减少企业采购和付款。

　　6. 选择合适的采购方式

　　目前，国际上通行的采购方式包括：招标采购、询价采购、单一来源采购、谈判采购等。企业要根据每一个采购项目的特点灵活选取采购方式，因为每一种采购方式都有其自身的优缺点和适用范围。

　　7. 采购绩效评估

　　一项工作完成后，必须对之进行有效评估，如果不这样的话，就知道工作中的不足在哪里，也不能为将来的工作提供借鉴，所以采购绩效评估是非常重要的，也是物资企业采购和付款防范的一种有效措施。

　　企业考虑制订怎样的绩效标准来作为与实际绩效的比较基础是在有了绩效评估的指标之后。一般企业运用的标准有以往绩效、预算或标准绩效、同业平均绩效和目标绩效。

　　企业可以通过与以往采购绩效的比较看出企业现在的采购是否提高或降低；如果企业过去没有做过相同的绩效评价或者过去的绩效资料很难取得的话我们可以采取预算或标准绩效作为评估的标准；如果其他的同行业的采购组织、职责以及人员配备等方面都与公司有一样的地方，那么可以与同行业的平均绩效水平进行比较，从中得出自己工作的好与不好的地方；目标绩效通常代表公司的管理层对采购部门追求最佳绩效的期望值。