采购与付款控制的相关理论概述

　　第 2 章 企业采购与付款的理论基础

　　2.1 采购与付款控制概述

　　一般的企业的采购和付款是指在采购的过程当中有可能会发生的一些意料之外的事情，其中包括有经济风险、自然风险以及人为的风险。也就是说，如例如：物料的存量过多而耗用量极少且库存周转率极低、物料不能满足生产需要或者超过了原来的计划、采购人员在工作中出现差错、货物与订单要求不符、供应商群体产能的下降会导致不能及时供应等这些情况的都会使得采购的预期目标不能够实现。

　　日常采购是以采购订单的形式向供应商发出他们的需求是什么的信息，并且安置处理和追踪整个物流过程，这是采购人员根据确定的供应协议和条款，以及企业的物料需求时间计划，这样做能够保证物料能够在规定的时间到达企业，以此确保整个企业活动的的正常有序的进行。

　　采购的对象分为间接物料和直接物料，前者将在企业的内部生产过程和经营活动中被使用和消耗掉，后者将用于构成采购企业向它的客户提供的产品或者服务的全部或部份的过程。采购是一个为维持正常有效的运转从而寻求从体外摄入的过程的商业性质的有机体。

　　企业采购和付款业务是指在物资采购过程中，因为会出现各种特殊情况，从而 导致采购的最终结果跟预期目标不相符合的程度及其可能性。企业采购和付款会受到诸多因素的影响，它在采购工作的各个环节都会存在。企业采购和付款的存在，毫无疑问地会在很大程度上影响采购活动的进行。

　　2.2 内部控制要素

　　2.2.1 内部环境

　　企业风险管理要素的基础就是企业的内部环境，内部环境为其他要素提供规则和结构。制定企业战略目标、组织和运行业务活动以及对风险的识别、评估和反应都会受到企业内部环境的影响，除此以外企业控制活动、沟通和信息以及监控活动的设计和执行也会收到他的影响。企业内部环境是企业的核心，也作为其他要素的基础。内部环境是由管理哲学和经营风格、职责分配和授权、人事政策等组成要素构成。

　　2.2.2 评估企业风险

　　风险的评估的过程就是与企业目标实现有关的。风险评估可以为控制风险来提供基础。在这个过程当中，企业完成已定目标所存在的内外部风险必须明确的指出来，并且要分析出每一种风险各是属于哪种类型的，风险的程度是怎样的。在本论文中，所说的风险评估是一个广泛的概念，风险管理的过程也包括在风险评估里面，举例来说，企业设定的目标、风险是如何识别的、如何风险风险、如何应对风险。风险管理就是一个手机信息的过程，收集的信息包括危险因素、损失的原因以及暴露的损失等。

　　企业内部风险因素主要包括以下几个方面：

　　1. 财务因素：主要包括财务的状况、现金流量、经营成果等；2. 管理因素：主要包括资产管理、经营的方式、业务流程、组织机构等；3. 自助创新因素：主要包括技术投入、研究开发、信息技术运用等；4. 安全环保因素：主要包括员工健康营、运安全、环境保护等；5. 人力资源因素：主要包括员工胜任工作的专业能力、高级管理人员的职业操守等。

　　企业的外部风险因素主要包括：

　　1、自然环境因素：主要包括环境状况、自然灾害等；2、科学技术因素：主要包括工艺改进、技术进步等；3、社会因素：主要包括安全稳定、社会信用、文化传统、消费者行为、教育水平等；4、经济因素：主要包括融资环境、经济形势、市场竞争、产业政策、资源供给等；5、法律因素：主要包括监管要求、法律法规等。 通过识别出的风险，企业应当采用定性与定量相结合的方法，按照发生风险的可能性的大小，或者影响的程度，将风险进行分析和排序，确定好关注的重点在哪里，还有确定好悠闲控制的风险。在对风险进行了相关的分析之后，结合实际的情况来对风险制定出合适的策略。企业应对风险的策略包括了：风险抑制、风险分担、风险自留、风险回避、风险转移等。

　　2.2.3 控制活动

　　所谓的控制活动就是指为了保证经营目标实现的合理性，引导相关工作实施管理的指令，对风险进行管理和化解从而采取的政策和程序，具体的来说包括高层检查、实物控制、直接管理、职责分离、恰当授权、信息加工、确定指标、接近控制等。

　　2.2.4 信息与沟通

　　信息与沟通的意思就是确认、捕捉和传递一些消息，这些消息来自于企业内部以及外部，并且是以一定的方式和时间间断，通过这种方法来确保员工能完成自己负责的事。管理风险就是来自于信息系统内部的数据和外部消息。

　　信息系统为决策的制定和风险的管理提供消息是通过内部产生的数据和从外部通道进来的信息。信息和沟通是以一个保障功能出现在企业的内部控制和风险管理结构中的，这个是为了能在企业的各个环节都能充分体现出控制活动的作用。一个企业或者说一个组织想要顺利完成工作，达到预期的经营目标，必须企业或组织中的各个部门都得到信息的支撑，这样才能识别风险、评估风险和找出对策。建立企业信息系统的过程中，有几点企业要注意的地方：首先，建立起良好的信息系统支持策略；第二点就是必须使信息系统与企业的营运有效的结合起来；第三点就是要选择最有效的时间来更新系统；最后一点就是信息的品质必须得到很好的保证。

　　2.3 企业采购及其付款风险的分类

　　因为只要有采购活动的进行，就必然会存在着企业采购和付款，所以企业采购和付款是客观存在的。企业整个采购过程中每个环节都会存在着企业采购和付款，企业采购和付款可以分为企业内部风险、企业外部风险和供应商引发的风险三类，这是按照风险产生的范围来划分的。

　　2.3.1 企业外部风险

　　企业外部风险主要涉及技术进步风险和宏观环境风险。虽然企业本身很难控制企业外部环境的变化情况，但这类风险会对企业造成非常严重的危害。

　　（1）、技术进步风险

　　现在技术越来越好，每天都在进步，就导致了贬值，或者说产生的无形的损耗，严重的甚至会被淘汰，但是，之前企业已近生产出来的产品和之前采购的原料就形成了积压而造成的损失，或者由于某一种原材料因技术进步而发生变化，导致原有原材料因为质量不过关，必要要将原有的原材料舍弃掉而产生的损失。现在科技的发展非常的迅速，就会导致新的项目的开发周期非常的短，比如说新型的计算机的出现，很快旧的计算机就要进行更新换代，从而造成的因技术进步而导致的风险损失。

　　（2）宏观环境风险

　　采购活动的宏观环境是非常的多样化，非常多变的。采购机构由于这些宏观环境的各种变化给它带来企业采购和付款。比如说, 一些靠进口的盈利的企业因为国际贸易争端使它的营运成增加了很多，没有办法按时交货，采购机构没有办法在规定的时间内完成采购任务。采购活动的环境具有两个性质，一是具有复杂性，二是多变性.外部环境的各有变化，有的能给采购机构制造一些机会，但是有的却能给采购机构带来某种威胁。采购如果不能复杂而多变的外部环境中很好的生存，必然会使采购机构陷入某种困境。

　　2.3.2 企业内部风险

　　（1）采购制度风险

　　虽然我国有很多的企业已经建立了采购管理系统，但是还是有些企业采购管理系统不能很好的适应和应对企业的外部环境变化，这些都是由于机构设置是非常合理，管规章制度还不够健全，管理基础工作做的不够完整，理人员的素质偏低，等原因造成的。企业内部的关系有点混乱，这些混乱的现象必然会造成企业资金使用效率低下，采购信息不灵，外界干预过多的结果。

　　（2）采购人员风险

　　在现实工作中，许多采购管理人员对风险的意识非常薄弱、没有责任心。现在采购决策普遍存在着一些现象，即凭自己的经验决策以及凭自己的主观决策，正因为如此，导致了决策经常发生失误，从而产生企业采购和付款。这正是因为有些采购管理人员对企业采购和付款没有足够的重视，采购人员的采购决策没有经过反复深入地思考、没有反复比较，缺乏科学性而产生的。更严重的是，有一些采购人员，收回扣、牟取一己私利、损公肥私，从而导致采购的物资在价格、数量、规格、质量、品种、单据等方面出现问题，使企业蒙受巨大的经济损失。

　　（3）采购计划风险

　　企业物资部门及人员不适当或不科学的计划管理技术，从而导致采购中的计划风险，即采购时间、使用计划、采购数量、采购目标、质量计划、运输计划等与原始目标产生很大的偏离。采购的物资数量太多，造成积压，在这当中多数是因为技术进步而导致的无形损失损耗，导致企业大量资金都困在库存中，使资金不能充分利用，不能进行再投资，从而形成了存储损耗风险；在采购物资的时候，没有对整个市场上的行情进行清楚的了解和预测，只是一味的盲目的大量的进行采购，结果造成价格很快的下跌了很多，因此引起价格风险；企业“零库存”策略可能会因为供应商出现各种阻碍因素，使得企业因为缺少货源而发生生产中断从而陷入困境或因为供应商没有及时的供应货源而造成缺货的风险。

　　2.3.3 供应商引发的风险

　　（1）采购价格风险

　　由于供应商在投标相互协商好一起抬高价格，也就是对投标环境进行违法操纵，导致了企业采购的价格遭到了风险。也就是说企业在觉得采购的价格是很合理的时候，进行了大量的采购，但是，一段时间以后，这个采购的物资的价格下跌，就会引起企业的采购和付款。

　　（2）采购质量风险

　　如果供应商所提供的物资的质量与采购人员提出的要求是不相符合的，那么很有可能会造成企业重大的损失，所以导致企业所生产的产品性能与质量标准不相符合，并且可能使企业在人身的安全方面、经济、声誉形象等方面受到不同程度的损害。假如，所采购的原料质量不符合要求的话，企业产品的整体质量和经济效益很有可能受到严重的影响，如果购原材料质量不好，这将会影响产品的生产与交货期，降低企业信誉和产品竞争力，会对企业的生存与发展造成很直接的威胁。

　　（3）采购合同风险

　　当有的企业由于供应商突然无理由的中止合同、随意更改合同的某些条款内容、违反合同的相关规定等，也不能利用法律来维护自身的权益。这是因为合同订立者在订立合同时没有反复仔细研究合同的各项内容，如企业签订合同后双方各自的的权利与义务，如果违约后应该承担什么的责任等，就草率的签约，这就会很容易掉入供应商所设置的合同陷阱。更有甚者，企业订立合同时使用的是虚假的身份，作为合同担保的是虚假、伪造、已经作废的票据或其他虚假的产权证明；合同当事人付了货款或者预付款或者担保财产后，供应商拿着钱溜之大吉了；还有签订空头合同的情况也是存在的，而且供应商本身就是一个根本不存在的公司，转手倒卖骗来的合同，从这当中赚取利益，而所需的物资根本没有办法保证到货，这就使得企业受到巨大的经济损失。除此之外，经常出现的现象就是。当履行合同时，因为采购合同日常管理混乱，判断不出对方有没有违反合同规定，因为找不到合同文件或者找不到合同残缺文件，这个也是造成企业自身违约从而被对方追究违约责任的情况之一。

　　2.4 采购与付款业务内部控制的关键控制点理论

　　采购和付款循环是属于企业内部控制规范体系中日常涉及资金量最大的重要组成部分之一，在这个环节中很容易对企业的绩效直接产生影响，因为这个环节容易出现舞弊的行为。企业的采购与付款活动跟生产项目等其他经营活动有着密切的联系，业务也非常的多，复杂的分类、大的工作量、零星急件数量多，复杂的运行环境，导致管理漏洞很容易出现。还有很多违法违纪的行为也很容易发生，比如说弄虚作假、收受回扣、以次充好、以权谋私等等。所以，采购和付款循环的内部控制的强化是非常有必要的，可以通过建立对企业采购与付款业务活动标准化、规范化的作业程序，防止企业采购过程中的一些错误的行为或者舞弊现象的产生。内部控制中的一些关键的控制点有下面几点内容：

　　请购控制程序、采购与付款授权批准制、采购与验收控制、付款控制、采购与付款岗位责任制、监督检查。

　　2.4.1 采购与付款岗位责任制

　　在现在的企业中，为了保证企业中的每个岗位都能够相互制约、相互分离，在企业中应该建立岗位责任制。不相容的岗位包括一下几点：

　　1、记录付款人和付款执行人不能是同一个人

　　2、物资和劳务执行人与采购人相分离

　　3、审核付款人不能担任付款执行人

　　4、物资的采购、储存和使用应分离

　　5、采购人员不能担任验收工作

　　6、付款审批人和付款执行人不能同时办理寻求供应商和询价业务

　　7、采购与付款的全过程不得由同一个部门和同一个人负责

　　8、接受各种劳务和物品的部门或主管人员，适当的同财务记录人员分离

　　采购与付款业务必须由合格的人员来办理。并且这些人员需要具备优秀的业务素养和良好的职业道德。企业可以根据实际情况实现岗位轮换制度。

　　2.4.2 采购与付款授权批准制度

　　企业中必须要建立起授权批准制度，规定好经办人所要完成的任务还有要求。审批人只能审批自己的权限范围之内的内容，不能违反授权批准制度的规定。如果是比较重要的一些任务，或者这个业务的技术性非常的强，那么企业就可以通过召集有关的专家来研究，再由集体的专家做出共同的决定。这样做就能够避免重大错误的决策，也就能防止有巨大的损失出现。没有经过授权的机构或者人员是坚决不能办理采购业务的。企业办理采购与付款业务的时候，都必须要按照规定的程序来进行。同时企业应该在采购的每个环节设置好相关的记录，将相关的凭证都要填制完整，还要建立好完整的采购制度，将请购的相关的手续都要核查好，还要核对好采购的订单、入库的凭证、验收的证明、采购的发票等相关的文件以及相关的凭证。

　　2.4.3 请购控制程序

　　在企业的采购中，还应该建立起采购申请制度，归口管理的部门的确定要通过采购的过程中所采购的物品或者劳务的类型来，并且将请购权分配好，各部门的和每个职工的职责都规定好。预算管理也应该得到重视。在预算内的一些采购项目，在办理请购的手续的时候，一定要由具有请购权的部门严格的按照预算执行的进度来办理；如果一项采购项目是在预习之外或者说超出了预算，那么应该由具有请购权的部门申请之后，并且通过审核再进行请购。请购审批制度也必须在企业中严格的建立起来，同样的，对于超过预算和在预算之外的采购项目，应该把审批权限清楚的确定起来，通过审批人根据他的权责以及企业的实际需要等来审批请购申请。

　　2.4.4 采购与验收控制

　　采购与验收环节的管理制度也是企业一个必要的环节，清楚的规定采购的方式、对供应商的选择、验收的程序等，这样做的好处就是确保采购的整个过程是公开化、透明化的。按照物品或者劳务的性质以及供应的情况来制定企业的采购方式。一般的，如果是一些小的物品，购买的数量比较少，就可以采用直接购买的方式来进行。

　　企业制定例外紧急需求的特殊采购处理程序也是非常有必要的。企业必须要对供应商的信誉、供货能力等相关的情况进行调查，是自己充分了解供应商。

　　确定供应商的时候，可以通过由采购部门、使用部门等等部门来一起参与比价，但是在这个程序中一定要按照规定的程序来授权才可以。即使是小额的采购也必须要先进行价格的确认，然后提供审核后批准的订单以及采购的合同等的采购文件，采购完之后经过专门的验收部门进行验收，验收的时候包括验收物品的品种、规格、质量、数量订等等，确认验收之后要开出相关的证明，证明以及验收。如果说在验收的过程中出现了什么问题，验收部门的员工必须要及时的向上级汇报，上级必须及时地区查找原因并且要及时的处理好问题。

　　2.4.5 付款控制

　　企业必须要按照法律规定的相关的内容办理采购付款业务。在办理企业的付款业务时，一定要检查相关的有效的凭证真实有效性以及合法性。

　　企业应当建立预付账款和定金的授权批准制度，使得企业管理应付账款和应付票据的能力加强，应付款项要由专门的人来进行管理。假如说应付款项已经到期了要办理结算和支付的话，必须要经过相关的授权的人员来进行审批。

　　2.4.6 监督检查

　　企业应该建立起对采购与付款循环内部控制的监督检查制度，规定好监督检查机构和人员的权利和职责，按期检查。采购与付款内部控制监督检查的内容主要包括：

　　1.采购的授权批准制度的执行情况是怎么样的。然后对大型的采购批准的手续是不是健全的，有没有审批的行为是超过权限的。

　　2.怎么样设置采购和付款业务的相关岗位和人员，有没有出现不相容的职务混岗的现象，这个内容要进行重点的检查。

　　3.要对有关文件的使用和保管进行检查。重点的是对凭证的领用、登记、注销的手续以及文件的保管是不是完整的进行检查，还要检查在使用的时候或者保管的制度有没有什么差错。企业应该采取相应的对策来解决监督过程中发现的采购和付款内部控制中的薄弱环节，确保能够及时的修正和改善。

　　4. 应付账款和预付账款的管理。对应付账款和预付账款支付的正确性、合法性和时效性当成重点来审查。