采购及其付款环节分析

　　第 3 章 采购及其付款环节分析

　　3.1 采购部门编制订购单

　　采购部门每发出一张订购单，采购部门都应该想办法获取最好的供货的渠道。可以确定供应商采取性价比方式来确保一些较大数额、比较重要的项目来保证所供应的货物有比较好的质量、还要保证及时性，同时还要保证以比较低的成本来采购。在订购单上，要注明要采购各类详细信息，编好号码签上授权人的名字，采购部门额主管人员在这之前也必须要在上面签好字，然后到经理那里的进行审核。如果遇到大额的采购业务，必要要经过所有领导的集体决策，进行审批过之后，在企业的财务部门备好案，这是因为所安排的采购的资金是要由财务部门来实行的。

　　3.2 采购商品

　　双方在此基础上进行反复的研究商讨，假如对方不能够接受我方的一些要求或者不能满足我方的条件，就有可能使得订购单不能成立；反之，如果说两方对订购单的每项内容都没有什么异议，就可以把订购单变成采购的合同，变成合同之后，合同的双方就有责任来履行合同的规定。

　　在采购业务的流程中，他的重心环节就是采购合同，采购合同就是规定了采购物品的各项详细内容，包括规格、物品的质量、交货的日期、违约责任以及纠纷解决方式等。采购合同采用一式四联，分别交至供应商、企业内部的验收部门、财务部门以及采购部门，之所以要交给财务部门，这是由于财务部门编制应付凭单以及验收单比较方便，把存根留在采购部门是由于采购部门方便跟踪采购的进度。采购的货物到达以后，采购部门就可以来确认这批货物的合同号，确认完订单号之后，就可以通知仓库部门的人来进行商品的验收。

　　3.3 仓库验收商品

　　采购合同代表企业已授权验收部门接受供应商发运来的商品。验收的部门要先确认收到的货物与之前签订的采购合同上的内容是不是一样的，确认完商品的规格之后，就要来确认商品的数量是不是正确，同时还要看看包装是否完好。清点完数量并确认包装完好之后，要在送货清单上进行签字，入待验仓；再由主管部门的进料检验员进行检验质量是否符合要求，来确认材料的品质有没有达到要求，如果材料的品质达不到要求，就要填制品质反馈单交由采购部门来处理；一旦材料的品质符合的规定的要求，进料检验员就在供应商的送货清单上签上字。材料验收以后，已收货的采购合同都应该收到验收部门的验收单，验收单为一式多联并且是之前就编好号码的，以此作为一个验收和检验商品的依据。验收人员将商品由待验仓转入原料仓，验收人员还应将其中记账联验收单和签字后的供应商送货单一起交给财务部门。而供应商的工作就是保护好商品，保证商品完好无损。

　　3.4 财务部门审核

　　在进行采购交易的以前，财务部门就要先把付款的凭证编制好。这一项功能有一下几个方面的控制：第一，要确保供应商所开出的发票上的内容要跟验收部门的验收单、订购单上的内容是一样的；第二，要确保供应商开出的发票上的计算没有错误；第三；编制付款凭单的时候要先编制有预先编号的，并且要把直口订购单、验收单和供应商的发票也附在上面作为支持性的凭证。由于交易的对象是不一样的所以支持性的凭证也就不一样；第四，要对付款凭证上的计算进行独立的检查，保证正确无误；第五，要把借记的资产的数额或者费用账户的名称都填在付款凭单上；最后一点就是在付款的凭单上要有经理和财务的签字，这样来说明就按照这个付款凭证上的金额来付款。其他的没有付钱的凭证都要计入应付账款当中，这样等到到期的时候再付款。

　　3.5 付款

　　一般确定未付凭单在到期日付款是由财务部门负责的，付款后，采购部门接到来自财务部门的通知，然后再有采购部门来通知供应商收货款，到这儿才结束了购货和付款业务的全部的过程。企业的采购中，有很多种方式可以来付款，其中支票和电汇这两种结算方式是企业付款结算中用的最多的两种。举例来说，支票结算方式，编制发票和签署发票的时候要注意下面几个控制点：第一个就是要仔细的检查签发完的发票上的金额跟完成的付款凭证上的金额是不是一样的；第二，支票的签署人是不允许签发没有记名的支票的，也不允许签发空白支票；第三，指定的签署发票的人要检查是不是有一张经过批准的为付款的凭证附在每一张支票后面；还要确保凭单上的总金额跟姓名是不是与支票上的金额跟收款人一致；四是由被授权的财务部门的人员负责签署支票；五是为了确保支出支票存根是完整的和恰当的处理作废支票，应该事先在支票上编好号码；六是保证没有授权的人靠近未使用过的空白的支票；第七点是签署过的支票一定要做上记号，表明已经注销，这样才能够避免重复付款的事情发生。

　　当前我国很多企业，更多的关心的是利润，这就致使没有很好的控制住一些关键的控制点。在这样的状况下，一些企业并没有对一些可能会发生的事件作出必要的预防措施，通常只会对经常发生的一些问题来实施一些控制的措施，但是对突发的事件就没有很好的预防的控制。企业在监督的实践进程中，更加重视监督的程序，但是却把监督责任人和内控执行的机构给忽略了。正由于企业的内部控制有不足，因此我们要将企业内部控制制度进行完善，比如说：

　　（1） 要将企业的内控制度进行科学化的设计；（2） 制定了内部控制制度以后，必须要按规定来执行；（3） 还要对内部控制制度进行改进与完善，做好监督工作。

　　与此同时，还要按照企业内部风险的不同类型，加强企业内部控制风险管理，包括两个方面的内容：

　　（1）为了使企业加强风险的管理、对未来可能发生的危险进行很准确的预测，我们必须要对企业的内部进行优化，进行机构的完善和完善企业的议事规则的时候，一定要按照国家的法律法规来执行，把每一方的责任都要清清楚楚的安排好、执行好，还要监督好决策的执行情况。也不能够忽视对员工的教育，要加强对员工的培训，打造出一个完美的学习型的企业组织，是的企业的整体的管理风险的能力增强。如果说企业的内部审理机构发现了企业的内部控制制度没有对风险进行有效的制约，就要随时向企业的管理层进行汇报，以此来促进企业的战略调整，及时的采取有效的方法来规避风险，比如说，采取一定的方法来把风险转移到其他方面，将企业的损失降到最低，化解因为企业的内控制度的不足而引起的后果，从而使的企业内部的控制管理水平逐渐增强；

    （2）将风险评价和风险管理进行结合，然后再来对他进行评价以及强化，建立起违规问责和绩效考核的管理机制。企业的内部审理机构，一定要将企业的管理需求和企业的整体利益放在首要考虑的位置，由风险的分析层面了解到企业的整体状况之后，再对企业的内部控制进行综合的评价。因为企业的内部控制制度的设计会受到效益成本的原则的影响，因此没有办法照顾到各方面，要提升内控制度的有效性，必须要能够准确的将控制的关键点表现出来，控制的关键点是指在企业的各项经济活动和业务流程中比较容易发生危险的各个过程，我们应该要量化分析每一项控制关键点，要对涉及关键环节中的人员进行重点的训练，培养其形成科学的风险管理理念并意识到评价风险信息对企业决策产生的影响。