企业档案个性化管理的必要性及影响因素

　　第二章 企业档案个性化管理的必要性及影响因素

　　随着社会主义市场经济体制的确立，及我们国家的现代企业制度建立后，企业可以作为独立的法人主体，并且充分拥有自己独立的生产经营权。市场经济的主要特征是竞争，在市场经济条件下，所有企业都面临优胜劣汰的残酷局面，为了获得更好的经济利益，为了企业的生存发展，企业会根据自身实际情况选择最适合自己的企业档案管理体制、方法。企业档案个性化管理具有一定必要性，这不仅是企业推行可持续发展的保障，同时也是企业自身发展的根本需求，并且还能够对企业文化的发展起到推进的作用。企业档案管理受到多方面因素的影响和制约，这其中包括：企业所处行业特点、自身的规模、企业内部组织机构设置、企业文化、信息化水平、企业所有制性质、员工素质等因素。影响企业档案管理个性化的因素可以说有很多，笔者认为，其中最主要的因素是企业所处行业特点、企业文化、企业所有制性质、企业自身的规模。

　　第一节 企业档案个性化管理的必要性

    随着市场经济体制的不断完善，经济的国际化、改革的逐层深化等趋势，都使得企业需要通过不断的创新和改革来使企业档案利用率逐步提升，这也同样证明了企业档案存在的重要性，企业必须要通过完善企业档案管理工作，才能在现存的现代化发展中一步一步壮大，寻求自身发展。

　　一、企业档案个性化管理是企业发展的需要

　　随着市场经济体制的确立和发展以及现代企业制度的建立，政府更多的是采取一种宏观管理手段，而不对企业的生产经营进行直接干涉。根据企业是独立的法人主体这一理念，企业可以自行决定企业内部的机构，并且企业能够充分的享受独立自主的生产经营活动管理权，政府部门对于这个事情是没有权利管辖的，企业根据现行的市场经济模式和企业自身的实际情况可以选择最适合自身发展的企业档案管理办法，从而使得企业档案管理良好运行，陈旧的管理模式随着市场经济的不断变化而瓦解，取而代之的是企业档案个性化的管理。

　　企业会根据自身所属的特点、规模、企业所有制性质、企业文化、信息化水平、员工素质等多方面因素，自主建立健全的企业档案管理服务体制模式，选择更为适合企业自身特点的档案管理方式方法。比如，以流通为主的商业企业则会更加关注营销和市场活动所形成的文档方面上，银行则会把其重点放到会计档案、客户档案、信贷档案上，以制造业为主的工业企业会将档案管理的工作重点放在产品研发设计上，以及生产制造等方面，资询服务类企业则更加关注其咨询人员的人力资源档案、客户的档案、公司的品牌等，高科技软件企业的注意力将更多的会放在软件开发形成过程中所产生的代码、编程等相关的文件档案上。企业档案机构的设置变得越来越多样化，企业档案也可以试着去设置综合性的档案机构比如档案室、档案馆、或一体化的档案管理机构，甚至可以建立新型的知识管理机构。

　　除此之外，通过企业的自主发展，企业管理者和档案工作者在一定程度上可以确定企业档案管理的方式方法。企业管理者和企业档案工作者的素质会直接影响到企业档案管理的生存及发展，从而呈现出不同企业档案管理发展的状况差异。

　　一方面，一个英明的企业档案管理者会意识到当前市场经济条件下，主动强化基础管理过程中的企业档案工作是尤为重要的，是企业成功与否的重要因素。与其相反的是，素质不高的企业经营、管理者，只会注重眼前片面的经济利益，从而对一些不直接产生经济效益的档案视而不见，进而撤销机构、裁剪档案部门的工作人员。另一方面，倘若企业档案工作者普遍素质高，能力强，注重对档案的宣传和管理工作，能为企业在日后生产中提高产品质量，增加竞争力、极力降低成本等各个方面充分发挥档案的作用，自然而然便会引起企业领导的重视。相反的，企业档案工作人员表现不强，领导者感受不到企业档案对企业带来任何作用，档案工作自然就会更容易被忽视。所以，由于企业的自主发展，企业档案工作也正面临着适者生存，优胜劣汰的局面，这既是挑战也是机遇，抓住机遇便能获得更好的生存发展，反之，则会被忽视。

　　二、企业档案个性化管理是企业可持续发展的重要保障

　　企业档案随着企业规模的逐渐扩大也在不断的丰富，这便使得企业档案的管理也产生更多的困难，但也同时证明企业档案对企业的重要性，随之而来的是企业档案的应用性越来越重要，它能够反映出企业的信息资源、企业的基础管理以及无形资产的管理，这都离不开企业档案。随着市场经济的快速发展，市场经济体制的逐渐完善，企业需要不断的推进企业档案管理的个性化含义，也需要加强企业档案管理规划建设，否则，企业档案管理工作上的疏忽会直接影响企业的发展，企业档案管理的良好运行，才会使得企业的管理水平得以提高，才能使企业实现长期持续性发展，提高企业的社会存在感以及社会价值。企业档案需要企业坚持以人为本的重要原则，企业的良好发展离不开对人的发展，企业需要不断的从社会要求的角度去思考未来的发展趋势和发展方向，进而创新思路全面提升企业自身价值。

　　个性化档案管理正在不断向更广泛更深层次的领域发展，有的企业开发利用档案的经济效益已达到或超过企业对档案部门的投入。这说明企业的档案部门也是一个增收的部门，从而引起了企业领导对企业档案更多的关注。企业档案开发利用的意义不仅如此，它还是企业文化和精神文明建设的一个重要组成部分。

　　三、企业档案个性化管理是企业文化的推手

　　现如今，企业档案在政策信息、市场信息、人才信息、管理信息以及技术信息等等中得以体现，企业档案信息具有多元化的特点，这些信息构成了企业的重要文化，统称为企业档案，企业档案以传播、展示、保存和延续企业文化信息为重要目的，所以不同的企业档案信息展现出不同的企业文化，好的企业档案信息会使得企业有好的文化进行传播，不好的企业档案管理不仅能够导致企业文化退步同时也能影响企业的发展，企业档案的个性化管理和创新可以推进企业文化的快速发展，对企业文化起到了重要的影响。

　　为满足个性化档案信息用户的需求，企业档案部门应该开展个性化档案信息服务，也就是说，个性化定制服务是基于用户对档案信息的利用过程，动态性地对档案信息资源进行重新组合，打破原有档案信息的组织体系结构，与用户的档案利用需求保持动态性的适应，按需聚合档案信息。定制服务开展个性化信息服务，不仅要满足用户的需求，而且提高服务质量和工作效率，实现一举多得。但服务对象不应完全局限于针对某个具体的档案用户个体，而应将个性化和群体化结合起来，即通过分析档案用户的各种特征，将档案用户细化为若干个具有相同特征的群体，并以细化后的档案用户群体为个性化服务设计的对象，同时结合档案咨询服务为各个群体中的具体档案用户个体提供更加个性化的互动及推送服务，最大限度地发挥企业档案在企业发展中的作用。

　　第二节 企业档案个性化管理的影响因素

　　企业档案管理不仅需要与时俱进、开拓创新，同时也需要实事求是才能让企业更好发展，企业档案管理通过创新可以培养良好的发展，为企业谋定发展方向，培养具有创造力的高能优秀人才，信息在现如今已然成为不可或缺的重要组成部分，同时档案也同样至关重要，可是，企业档案的个性化管理还是受到以下几种因素的制约既受企业所处行业、企业文化、企业所有制性质、企业规模的影响。