实现企业档案个性化管理的途径

　　第二节 企业档案个性化管理的内容

　　针对不同的信息进行组织、分析、过滤、整理、归档，依照不同的主体进行分类，是构建不同用户个性化动态信息、实现个性化档案管理的首要前提。通过与用户进行主动的推送以及反馈等相互联系更好的了解用户需求，建立符合特定用户需求的个性化档案相关系统。

　　我国目前有很多档案馆按照不同的个性化思路尝试为用户提供相应的个性化信息服务。个性化档案管理方式按照所依据和采用的技术不同可以分为以下几种：

　　一、个性化信息集成

　　信息集成服务要求系统首先要满足档案信息用户的个体信息要求，应该通过一个统一的系统服务平台，为用户提供多元化的个性信息服务。对最新的信息技术加以利用，把档案信息资源的产生、传播、扩散、应用等建设过程相结合，把档案信息资源的开发与利用作为一个基点，形成系统的网络化设施且整合为我们国家动态的信息资源组织。我国目前的档案信息集成服务模式中占主导地位的是垂直门户服务模式，垂直门户服务模式不仅能够满足档案信息用户的检索要求，也能够对档案信息资源的深层次开发提供支持。

　　个性化的信息集成模式是以信息资源集成为基础的，无缝的、高效的个性化信息服务需要整合的信息资源作为后续保障。当前，我国的个性化信息服务系统大多缺乏共享性的开放制度，用户只能在某个个性化信息系统中进行对信息资源定制，但却是有限的，很难同时进行多个系统的多种信息资源的交换及整合，系统的封闭性给用户共享信息带来了诸多不便。企业档案应将档案分布式与数字信息资源融合到一起，支持用户对信息检索提供个性化服务，并按用户需求定制的方法呈现出来。企业有关个性化档案管理服务科尝试建设信息资源集成平台，其中包括以下几个方面：首先，信息资源集成的来源包括本馆资源库，本地资源库、网络资源库、异地资源库，以及用户创造知识库等；其次，信息资源集成标准包括：数据储存格式的个性化，开放接口的个性化、标引与描述语言的个性化、通讯协议的个性化、数据管理软硬件的个性化等。再次，信息资源集成的主要方式是采用基于中间件的代理技术。利用这种技术可以屏蔽底层分布式环境的复杂性和异构性，通过协调整合各种异构系统中的资源，提取符合永华个性化需求的信息，还有一种方法就是建立市级的资源数据库，与资源概念的数据库的映射规则。

　　二、个性化档案分类

　　企业档案用户根据自身情况在特定的服务形式以及系统功能中，按照自身的需求设定信息的表现形式、资源类型以及系统服务功能，这指的是档案的分类定制服务。企业档案个性化管理的重点是分类定制服务，工作人员通过了解企业其他部门工作人员的信息资源、权限、界面等相关信息为员工提供个性化的档案信息服务，通过不同的权限制定不同的用户界面，查询不同的电子信息资源。

　　三、个性化档案检索

　　个性化信息检索是指根据用户的兴趣和特点进行智能检索，返回与用户需求相关的检索结果。它是一种能体现用户个性化特征、满足用户个性化需求、培养个性化趋势的检索方法。在个性化检索的过程中，检索条目与用户查询历史记录有关，即可以是内容检索，又可以利用与其他事物的相关性来搜索，也是以用户检索行为为中心的检索。个性化管理服务检索能对用户的需求提供最贴切的信息服务，并还能依据个体个性特征，主动收集个体可能感兴趣的信息，可以预测个体可能的个性发展，提前收集相应的信息，最后以个性化集成的方式呈现给个体。

　　这里包括以下两方面的内容，一方面个性化服务包括服务方式的个性化和服务内容的个性化。对于这些问题首先要建立对用户的描述，然后才能据此提供针对用户的个性化服务。

　　在信息时代的背景下不同的检索方法、检索入口、搜索引擎、检索系统和网站都容易产生不同的检测结果，从而档案信息检索系统帮助技术就可以协助档案用户查询、有效的利用各项档案资源。在线档案用户实施档案检索的过程中，个性化档案查询服务系统能够帮助用户选择相关的词语，进行快速查询，进而帮助使用者选择更贴近自己需求的各项信息，进而提高查询效率。因此，导航服务目的就在于满足个人的各种查询检索服务，从而提供的一种检索帮助服务，在这里，系统显示输入检索相关词语的词是上位词、同位词、下位词、并按照词语出现频率的高低进行排序。这种词表导航服务会使得档案信息用户对检索服务需求更容易直接的获得满足，提高检索的效率。

　　四、个性化智能代理服务

　　在档案信息用户检索无法满足用户需求时，智能代理服务则会充当这个用户的代理，在条件满足时，交由代理及时有效的反馈给用户。不仅如此，智能代理服务会根据用户的搜索历史，定义用户的兴趣偏向，使得用户能够更方便的查询自己可能感兴趣的信息资源，为用户提供更好的服务。

　　企业档案信息智能代理是另一种利用互联网信息的体制，它使用自动获得领域模式，比如 web 知识、信息处理、与用户兴趣相关的资源、领域组织结构的用户模型，比如对用户背景、兴趣爱好、行为风格等知识进行搜索，自动将用户感兴趣的、有用的提交给查询者、智能代理具有不断学习、适应信息和用户兴趣的动态变化能力，从而提供个性化的服务。

　　现如今，推送技术是在个性化档案信息服务中应用最为广泛的智能化信息代理技术，邮件推送和频道式推送是最常见的两种推送技术模式。把信息资源通过电子邮件发送给档案信息用户的是邮件推送；档案信息用户根据自身爱好通过网络传播的形式去收看档案信息为频道式推送。

　　五、电子档案个性化服务

　　利用人工智能和计算机网络等现代化技术取得、分析用户的兴趣爱好，进一步满足用户的需求的集成性服务是电子档案的个性化服务。在用户所需要的时间地点来对用户进行服务是电子档案个性化服务的特点。通过对用户的兴趣爱好加以区分体现在服务方式的个性化；服务内容新颖多样是服务内容个性化的体现；用户第一次进入系统界面进行注册登录后，进入用户的定制页面，用户可以任意选择喜欢的字体、界面、搜索引擎等信息，系统在用户选择完毕以后把信息保存并且提交给电子数据库，这一系列的流程为电子档案个性化服务的基本流程。系统可以根据数据库储存的用户信息，在用户再次登录时提供特定的用户信息，满足用户需求，提高用户满意度。

　　1.个性化服务标志着电子档案通过对网上平台的利用来扩大自己的专业性服务，是电子档案发展到一定程度的必然改变，同时也为高层次个性化服务提供重要举措。

　　2.个性化服务为电子档案的未来提供发展方向。随着现代化技术的不断发展，我国的信息供应商和网络公司竞争压力大，所以导致信息供应商以及网络公司需要提供个性化服务来满足用户需求进而长期发展。

　　3.个性化服务根据“以人为本”的服务理念。个性化服务通过培养对用户的认知培养和引导用户需求，尊重用户选择、积极主动服务等服务措施来提升用户满意度。

　　第三节 实现企业档案个性化管理的途径

　　个性化的档案管理不仅是档案管理的一种强有效的方法，同时也是档案整理服务时的一项必然发展方向。档案的个性化管理建立为提升社会公众需求的满意度、营造档案事业的自身发展、构建和谐社会都有着重要的意义。

　　一、管理者观念更新

　　因为企业的档案部门实际上也属于增收部门，所以逐渐的引起企业经营者的更多关注，企业档案个性化管理不仅有深层次的领域发展而且也具有广泛性的特征，并且企业档案部门所创造的经济利益已远远超出企业所给予的成本。企业档案的开发和利用同时也是企业的精神文明建设以及企业文化的构成因素，我们不仅要提高企业的自身素质，还需要提升企业经营者的综合素质，这样才能保证企业档案管理的利用率。

　　现今社会计算机快速发展，纸质档案也逐渐被电子档案所替代，这使得我们在学会专业知识的基础上还需要熟练对计算机的应用，只有二者并存才能够实现企业档案管理的全面性，更好的利用企业档案。企业档案从“以藏为主”逐渐转换成“用户第一、以用为主”的发展方向，这就需要企业提升企业档案的开发和利用以及提高企业档案管理人员的综合素质和工作能力。只有这样，才能高效完成用户需求，才能够为用户提供满意的服务。企业不仅要提升工作人员素质，还要让高素质工作人员与用户进行良好的沟通，及时掌握用户信息以及用户需求，增进用户对企业的亲切感，让用户感到企业的人性化服务，不仅针对某一特定群体，而是根据用户需求加以分类，最有效的将企业档案管理的作用发挥到极致。

　　所以企业档案部门应该为达到客户的要求而倡导、开展进行企业个性化档案信息管理服务，抛弃陈旧的服务理念，重新整顿服务态度与服务方式，开展个性化信息服务，企业也能在高效的服务质量中获得更大的利益。

　　二、档案管理制度的健全

　　企业档案的创新是档案管理工作的核心和关键，企业档案管理机制是管理工作中创新的关键因素，创新的档案管理机制侧重于企业档案管理的精简程度，适用于所有企业，企业档案管理的创新是依靠扩张档案工作外延来完成的，对于以往单一的档案工作进行扩大并且集中管理，对档案工作进行深化。介于档案工作具有社会性以及复杂性等特点，所以要求企业档案管理制度必须完善有效。

　　企业要根据自身情况建立创新激励制度，例如分配制度、奖惩制度、激励制度、分配制度等用于员工创新的考核要点，并且进行相应的晋职以及增加劳务报酬，建立积极向上的创新氛围，与此同时加强在职人员的培训教育也对档案工作的良好运行有着重要的作用。

　　三、档案管理人员素质的提高

　　档案工作人员素质的高低往往直接决定了企业档案部门个性化服务水平的高低。个性化档案管理与以往的信息查询服务有所不同，它呈现出了信息量大、服务层次高、针对性强等这些特点，因此不仅需要工作人员坚实的文化基础、扎实的专业知识，较强的检索能力、综合分析能力、组织协调能力、社会能力、文字表达能力等等，更需要掌握纯熟的网络技术、相关计算机技术和语言能力。

　　就目前来看，档案管理人员虽然工作扎实，较熟悉工作环境，但对于专业知识，认知的比较单一，普遍对档案工作个性化管理服务不太了解，当代社会缺乏这类专业素质高的人才。因此，企业应采取各式各样的措施激励工作人员的学习热情，工作热情，通过各项方式提高工作人员的综合素质，经常组织培训，提升档案工作者的专业素质，为企业档案工作顺利进行提供必要保障。当然，不单单要提升从事档案工作者的知识水平，更要不断引进档案相关专业的，具有专业知识背景的本科生甚至是研究生，对他们进行知识管理、信息管理、以及一些新知识、新技能的补充。当前，档案个性化管理工作虽然有力很大程度上的改进与提高，但仍需要在很多方面进行研究与探讨。在网络环境下，用户在需求方面，比传统方式时代提出了更高的要求。要做好个性化管理工作，必须从理论上界定好模式，然后制定与其相应的措施和制度，使之规范并广为传播应用。

　　与此同时，档案工作人员的管理意识要创新，不断强化意识，规范相关工作程序，不断提高工作水平与质量，充分发掘和利用档案资源，不断输入研究档案服务利用的价值，提升档案管理工作的科技含量。陈旧的档案管理意识是阻碍档案工作的重要因素之一。现在仍有不少档案人员对档案工作的地位和作用认识程度远远不够，仍然停留在旧的印象中，基本处于“你来我查，你问我答”、“重藏轻用”的被动局面，宝贵的档案信息资源并没有被完全的利用起来，极大程度上的造成了资源的浪费。因此，要转变成主动介入，积极服务的发展模式，对于有重大项目需要引进时，档案管理人员要全程跟踪服务与管理。从签订合同、引进设备、资料归档都需要有档案人员全程参加，纠正以往设备引进后基础资料收集不困难，各部门不及时上交或不归档的不良习惯，逐渐做到使各项设备最初的基本资料一应俱全，为日后资产管理作出必要准备。

　　总之，开发和利用企业的各项档案资源服务管理体系是企业档案工作者的重大使命，档案管理工作者要在实践中不断地改革和创新企业档案管理机制，建立健全企业档案的管理体系，积极主动的去开发各种企业的档案服务项目，不断提高为本企业提供服务利用的档案管理信息服务的途径和质量，全身心投入的为企业经济建设和发展提供可靠的保障。作为一名档案工作者，要做到爱岗敬业，热爱自己的事业，这样一来必然会促使其积极的工作态度，从而勇于提出自己对工作的意见和建议，不断的对档案工作进行探索与研究，不断创新，进而在这份既重要又寂寞的档案工作岗位上发挥出应有的作用。

　　四、企业文档中心的完善

　　（一）建立电子文档中心

　　随着经济的快速发展，电子文档已经深入人心，相比于纸质文档，电子文档能够采取加密手段保护信息资源，这就使得电子文档尤为重要，所以建立完善的电子文档中心也迫在眉睫，企业的电子文档不仅能够采取加密手段防止信息被泄露，也能够把不需要加密的信息让用户自由的下载或者在线阅读，对信息的使用率有了较大的提高。除此之外，企业电子文档中心还有成本低的优点，降低投入成本，具有很强的经济性，用户同样可以通过较低的投入获取更多的价值，调动了用户的积极性以及使用性，从而对企业档案信息资源的管理水平也有较大的提高。

　　（二）整合档案资源、加大信息资源共享力度

　　在信息高速发展的环境下，如何寻找有用信息、让所获取的信息资源完好的存贮成为中国各大档案部门共同的难题，企业需要采取有效的手段使得信息管理的现状得以改变，通过建立完善的管理系统以及高效整合信息资源的可能性，让信息的收集、整理、完善、归档、使用等相关过程顺利进行。档案信息有着工作量大且复杂等特点，不仅对档案目录工作建立需要提高重视且在建立社会信息管理系统的同时要求企业秉着“资源共享”的精神，促使工作人员对档案工作高效、稳定、合理进行。

　　本章小结

　　企业中管理档案的人员所具备的业务水平低并且企业对档案没有提高认知，导致出现了档案损坏甚至丢失、机密档案泄密、档案管理工作效率低等现象。对于以上出现的这些问题，企业需要通过采取相应的措施来解决上述问题，创新企业的管理技术、完善企业的档案管理机制、根据现代化建立电子档案、提升企业在管理上的效率与服务质量，通过做出有效改变来完善企业档案管理机制，进而实现企业发展。

　　档案的个性化管理是市场经济发展的必要趋势，是企业达到良好有效服务的重要措施，完善企业档案的个性化管理对于档案事业自身发展、满足市场需求、构建和谐社会都有着至关重要的作用。