第三章 保险档案信息资源建设
保险档案信息化建设的目的是充分利用保险档案信息为社会主义现代化事业服务，保险档案信息资源建设是保险档案信息化建设的重中之重。现实中，保险档案信息资源建设主要包括电子文件的收集与归档和现存传统档案的数字化两个部分。
第一节 电子文件的收集与归档
信息社会中，电子文件正在保险机构大量产生，并将进一步成为保险档案的主体。电子文件的收集与归档是保险档案信息资源建设的重要组成部分，必须予以重视。
一、电子文件的收集
收集范围应包括文件的全部信息。包括以下几个方面：电子文件的原文、电子文件的草稿、定稿、电子文件的着录信息、电子文件的背景信息以及元数据信息等。
同时我们还应积极采取相应的措施，保证电子文件的原始性，杜绝在收集和处理过程中对电子文件的改动。同时还应做好对电子文件备份存储工作。在收集积累过程中，还应注意收集相关电子文件的管理控制信息，以保证电子文件的真实、完整、有效。
二、电子文件的归档
要做好电子文件归档工作，首先要明确实际操作中应该遵循哪些原则。其次还应明确归档时应该选择何种合适的归档方式。
（一）电子文件的归档原则
电子文件归档是一个贯穿电子文件生命周期的过程，这其中包括电子文件生命周期的各个阶段，即电子文件的形成、收集、积累及鉴定等。
在进行电子文件归档时，我们要遵循标准化原则、真实性原则、有效性原则、安全性原则和双轨制原则，目的是为确保归档电子文件的真实、完整、有效和安全。
标准化原则。即电子文件的归档要尽量按照统一的标准归档。
真实性原则。是指在电子文件的归档过程中要对电子文件进行鉴定，以确保归档的电子文件在内容、结构等方面与最初形成时的原始状况一致，确保电子文件的真实性。
有效性原则。是指必须保证存储系统的可靠件、信息的可识别性、载体的完好性和兼容性。简单来说就是要保证归档电子文件的有效性及存储载体的可读性，二者缺其一就会导致电子文件价值的丧失。
安全性原则。主要包括两个部分。一部分是指保证归档电子文件的安全，不被篡改、损坏。另一部分是指在电子文件归档的过程中要遵循国家保密规定，防止信息外泄。
双轨制原则。具有永久保存价值的保险文件，须制成纸质文件或缩微品等与电子文件一起归档，并须保证其承载内容的一致性。
（二）电子文件的归档方式
保险电子文件的归档方式同一般意义上的电子文件一样也分为逻辑和物理两种归档方式。电子文件的逻辑归档方式，指的是将电子文件的管理权限向保险档案部门移交的一个过程，这个过程不改变电子文件原来的存储方式和位置。归档电子文件管理权限在保险档案管理部门，包括系统管理员在内的任何人员都必须经过保险档案部门的授权才能对归档电子文件进行操作；电子文件的物理归档，指的是把电子文件从网络上下载下来，然后存储在磁性载体上进行脱机保存后再向保险档案管理部门移交的一个归档过程。
第二节 纸质载体档案数字化
当前，各保险机构所保存的保险档案仍以纸质载体档案为主，纸质档案数字化是保险档案信息资源建设的重要工作并且是一项长期的工作。
一、纸质档案数字化技术介绍
纸质档案数字化，通常采用的方法是将纸质档案扫描并以图像方式存储（或通过 OCR 技术转化成文本后存储）。这种数字化加工方式涉及的关键技术主要有扫描技术、OCR 技术以及存储技术。
（一）扫描技术
扫描技术有着多种含义，在这里指的是利用扫描仪将纸质档案扫描成图像文件的一种技术。目前各单位使用的档案数字化加工系统大多都是采用扫描仪作为主要的设备进行数字信息采集。需要注意的是，在实际操作中，利用这种扫描技术进行档案数字化工作，要特别注意选择合适的扫描仪并合理的设置扫描仪的各项参数。
扫描仪的种类。目前，市面上的扫描仪种类繁多。根据产品的应用领域可分为行业扫描仪、专业影像扫描仪、商业应用扫描仪和个人家用扫描仪几种。按其用途可分为手持式扫描仪、平板式扫描仪、鼓形扫描仪、胶片扫描仪等多种类型。
在纸质档案数字化过程中，选择何种扫描仪应该由纸质档案幅面大小以及所追求的扫描效果来确定，必要时可以配备多台扫描仪。此外，从扫描仪的售后服务方面考虑，纸质档案数字化宜采用市场上技术比较成熟的国内外知名品牌扫描仪。
技术参数的设定。与扫描图像质量有关的参数有很多，纸质保险档案的扫描中应根据实际需要进行设定。常见的扫描仪参数有以下几种：（1）分辨率。在一定程度上，扫描仪的分辨率决定着图像的清晰度，分辨率与清晰度成正比，但是当分辨率超出某一特定范围时，也出现图像文件过大且不易处理的弊端。一般来讲，纸质保险档案的扫描分辨率一般可选 200 到 300DPI.（2）扫描模式。多数扫描仪的扫描模式分为灰度扫描和黑白二值扫描和彩色扫描。一般的文字型保险档案文件可采用黑白二值扫描；灰度扫描则适用于需要表现保险档案原件细节的保险档案。而扫描彩色纸质档案时就要选择彩色扫描模式。（3）色彩位。色彩位是一个描述色彩颜色丰富度的单位。色彩位与图像色彩的丰富程度成正比例关系。
一般来讲，要想获得与原稿较为接近的图像，必须要求较高的色彩位。目前，彩色保险档案的扫描我们一般选用具有 36 位以上色彩位的扫描仪进行扫描。（4）灰度级。灰度级用来描述灰度图像的层次。要扫描灰度图像的层次更丰富就要更高的灰度级。（5）扫描幅面。扫描幅面就是扫描仪的最大扫描尺寸。扫描幅面也是影响扫描仪价格的重要因素。一般来讲，扫描幅面的大小与扫描仪的价格成正比例关系。所以，为了节约成本，在纸质保险档案数字化过程中针对扫描仪的配置要根据本单位具体的纸质保险档案大小来定，不必盲目求大。
（二）OCR 技术
现实中，纸质保险档案经扫描后所产生的电子保险档案实际上只是以图像形式存在的文件，而不是文本文件。图像形式的文件在生活中不利于利用，若要将其转化为文本形态档案信息，使纸质保险档案数字化工作更加有效彻底，就要应用 OCR 技术。
OCR 技术简介。OCR（Optical Character Recognition），即“光学字符识别”,是一种文字自动输人的方法。OCR 技术包括：图像扫描、预处理、版面的分析和理解、行切和字切分、基于单字图像的特征提取、特征的模式分类、将被分类的模式赋予识别结果、识别后处理等关键技术。作为一种文字输入方式，OCR 以起方便快捷又省力的特点，使得其在文字处理数据量非常大的当今社会备受文字工作者的欢迎。简单来说， OCR 技术就是一种信息转换技术，通过 OCR 技术能够实现传统文献上的文字信息向数字化的电子文本的转换。
OCR 技术在纸质档案数字化中的应用。OCR 识别技术在保险档案数字化中的优势，主要体现在通过 OCR 实现文字的自动输入快捷省力。保险机构每年接收的保险档案中仍然会有相当数量的保险档案为纸质档案。能够实现纸质保险档案上的固定文字信息向能被检索利用数字化信息的转变，就是汉字识别技术的应用价值所在。纸质保险档案经扫描数字化后，应用 OCR 识别技术，能够实现保险档案信息资源的检索、传输，这就意味着保险档案用户异地检索、复制引用保险档案信息成为现实。这无疑大大拓宽了保险档案的利用面，极大的提高了保险档案的利用水平及服务水平。
（三）存储技术
毋庸置疑，保险档案的数字化离不开存储技术。目前保险档案领域应用最多的海量存储手段就是光盘存储技术。光盘、驱动器及软件共同构成了完整了光盘存储系统。虽然使用光盘存储系统存储数字保险档案信息优势明显，但在使用时还需要特别注意以下几点：首先，安全性问题。确保存储的安全对于保险档案信息来讲十分重要，在使用光盘存储系统时要严防系统管理员和用户对于镜像存放在光盘存储系统中的重要保险档案信息的修改。第二，对系统和网络的适应。在当前网络环境中，操作系统和网络结构种类繁多、复杂多样，并且网络服务器及客户机也不是单一的，保险档案光盘存储器能否适应复杂的网络环境，是值得考虑的问题。第三，扩容性。尽管光盘存储容量巨大，但在与日俱增的保险档案面前，光盘存储的容量还远远不能够满足档案存储的需求。随着保险事业的发展，保险档案数量势必增加，因此是否允许对光盘塔和光盘服务器进行扩容也是我们选择光盘存储系统时不得不考虑的问题。
二、纸质档案数字化步骤
纸质载体保险档案的数字化，应该按照一定的步骤，有计划的分步实施。一般来讲，纸质档案的数字化主要包含前期整理、标引着录、档案扫描、图像处理、质量检验、批量挂接、备份存储和装订归还八个步骤。
前期整理。在纸质档案进行数字化之前，要先对其进行整理。前期整理主要包括纸质保险档案的调档、拆装、修复、目录的检查及整理等环节。首先要按照要求办理调档登记手续，从档案室借出需数字化的保险档案。然后是拆装，针对没有装订的档案则要检查档案是否完整及顺序是否正确。需要注意的是整个操作过程中要尽量避免或减少对档案原件的损坏。如档案有破损或褶皱不平等影响扫描的情况，则需要进行修补加工。最后还要对保险档案及目录进行检查、整理。
主要检查整理以下几个方面：保险档案的顺序、保险档案目录、案卷封面上的项目是否与案卷实际内容一致等。
标引着录。标引着录，是指按要求将档案所需信息录入到软件数据库里，标引着录按照国家档案局有关标准结合本机构档案着录的具体要求进行。可采用手工录入的方式进行录入。需要对档案目录数据进行修改或补充时，必须须填写好登记表并将其放入原案卷内。另外，如果存在卷内目录不全或其他必需信息不全的情况时要及时将其补充完整。然后采取软件自动校对和打印输出校对、对比校对相结合的方式进行校对。目录数据的录入要本着保持信息原始性的原则按原始数据进行录入。
档案的扫描。保险档案扫描要根据档案幅面等来确定采用何种扫描仪，并选择合适的存储格式，如 TIFF、PDF 等。针对大幅面的档案可以采取分区扫描在拼接的方式处理。保险档案的扫描，主要采取黑白模式进行扫描，针对原件模糊不清的档案，为获取较清晰的扫描图片，扫描模式应适当采用真彩或是灰度模式。
扫描彩色照片或红头红章文件，扫描模式应当选择彩色图像模式。如果字符间距或者行间距比较密等导致的字迹不清，可以通过适当调整扫描分辨率来保证图像的清晰度。扫描仪的进纸方式的选择可根据具体情况进行选择，对于纸质较差或有折痕的档案我们一般选择逐页进纸方式，如果档案纸质较好、纸页互不粘连则可以选择连续进纸的方式。扫描文件的存储格式可按实际需要进行根据扫描仪提供的格式，如多页 TIFF 格式，进行自主选择。文件命名，要采取“全宗号+保管期限+目录号+案卷号+顺序号”命名。针对扫描完成后的扫描结果检查、TIFF 文件页码顺序核对、文件名核对等工作要指定专人负责，以确保工作质量。此外，保险档案扫描过程中要注意做好安全保密工作。
图像处理。图像处理，主要包括图像质量检查、纠偏、去污及图像拼接等。
检查图像质量主要是检查有无黑边、折角以及有无漏扫、重扫等情况。出现漏扫情况时，为确保档案文件的完整性，应及时进行补充扫描。另外还应进行严格的检查校对，以避免出现扫描件保险档案原稿顺序不一致的情况。图像偏斜超出一定范围的要进行纠偏处理。针对扫描时留下的黑线、阴影、污点或指印必须清除干净以保证图像的可读性。
质量检验。针对扫描处理完成后的图像要按照制定的标准再次进行总体检验，对档案拆装、修复、扫描、纠偏、去污处理、图像拼接的处理等方面进行检验，质量不达标的要重扫或补扫。还要对文本标引、文件的页号和页数进行对比，发现不合格的进行登记并重新处理。此外，要确保图像版面清晰，干净，大小一致，方向一致。
批量挂接。针对扫描处理的图像成品，要按年度、机构等上传至服务器，并利用保险档案管理软件的对应挂接功能进行挂接，并确保目录与原文的对应。
备份存储。扫描形成的保险电子文件要通过光盘刻录进行备份存储，刻录存储要的同时填写详细清单以作记录。光盘刻录完成后要指定专人对光盘内容，可用性等进行检查，以确保光盘质量。
装订归还。纸质保险档案扫描完成后要按照原来的顺序将原件重新装订好，其间要确保装订质量，不得损坏档案原件的原貌。装订完毕后要进行专人检查然后才能将其归还保险档案管理部门。
第三节 磁性载体档案数字化
由于保险工作的特殊性，在保险业务工作以及档案工作中会产生一定的磁性载体档案，这部分档案是保险档案的重要组成部分。保险档案信息资源建设必须对这部分磁性载体档案进行数字化处理。
一、录音档案数字化
录音磁带会受到时间及使用次数变化，以及温湿度的影响而难以长期保存，而且不变利用。将录音带通过多媒体数字技术，转录成数字音频文件来利用，在提高利用效率的同时可以减少对磁带的依赖。
（一）录音档案数字化软硬件设备
要对录音档案进行数字化，必不可少的会用到一些软硬件设备。其中硬件设备主要包括放音机、存储设备及计算机等。放音机的选用要针对录音档案的原载体型号来确定。当前录音档案数字化存储可选用的存储设备有很多，例如 DVD-R、DVD-RAM、移动硬盘等。针对计算机，在录音档案数字化时应选择声卡质量高，硬盘存储容量大的计算机。
当前，可用于录音档案数字化的软件也有很多。例如，3D MP3 Sound Recorder、n-Track Studio 等。它们大都具有非常友好的界面，操作非常简单，可以将电脑内部或麦克风、线路输入、各放音设备播放的声音进行录制，并提供 WAV、MP3、WMA 等多种数码音频格式供用户选择。在实际操作时这类软件可根据自己的熟悉程度等来自主选择。
（二）录音档案数字化步骤
录音档案的数字化步骤如下：1.前期准备。和纸质档案数字化一样，录音档案数字化也要做一些前期准备工作。如录音档案的借调，检查。录音档案的前期检查主要是检查是否有破损，标签是否清晰、有无脱落或损毁等现象。此外，还要填写标引着录，将所需信息录入到数据库以便后期数据挂接 2.确定参数。当前的录音软件可以提供多种技术参数供用户来自主设定，通过这些参数可以确定声道、音频分辨率等，有的软件还可以做到杂音抽取。现实操作中我们可以根据实际需要来选择这些参数。此外，还要设定录音的质量、时长、输出格式，输出地址以及文件名等。3.数字化转录。在数字化转录时，将放音机通过连接线与预装了录音软件的电脑相连，通过放音机播放磁带进行转录。转录就是通过一个过程把模拟的声音信号转化为数字形式的信号。4.挂接并备份。在转录结束后，生成数字音频文件同样需要挂接到数据库中。生成的数字音频文件的备份存储与纸质档案数字化备份存储一样，可以选择 DVD-R,或移动硬盘存储。5.编写文件说明。
对刻录的光盘保险档案或移动硬盘档案要进行着录，并按要求编写文件说明。着录的具体操作可参见《中央档案馆录音档案着录单》。
二、录像档案数字化
同录音磁带一样，存储录像档案的录像磁带也会受到时间及使用次数变化，以及温湿度的影响，录像档案数字化同样十分必要。同时录像档案数字化是保险档案信息资源建设的重要组成部分。
（一）录像档案数字化软硬件设备
录像档案数字化所涉及的硬件主要有放像设备、计算机、存储设备等。同录音档案数字化一样，录像档案数字化采用什么样的放像设备要取决于录像档案的录像带规格与型号。
用于录像档案数字化的计算机必须有较高的配置，要求能满足声像采集的功能。声像采集是指将原录像带中保存的模拟信号转换成数字信号并采集到计算机的一个过程，它保证视频质量的关键环节。所以，视频采集卡的选择非常重要。
视频编辑机就是用于编辑视频的计算机，实际操作中应根据需要选择合适配置的计算机。录像档案数字化存储设备同样可以选择 DVD-R,或移动硬盘。
录像档案数字化的软件一般包括视频采集软件和编辑软件两类。当前市场上的视频采集软件也不在少数，如视频采集大师、Aver-media RE-Central 等。视频编辑软件主要有 Adobe Premiere Pro CS4、Smart Cutter 等，可以根据自己需要选择。
（二）录像档案数字化步骤
录像档案数字化步骤如下：1.前期准备。与纸质档案数字化及录音档案数字化前期准备工作一样，录像档案数字化进行前要借调档案并检查。为便于快速检索，还需录入着录项。2.数据采集。将放像设备通过连接线与计算机连接，运行视频采集软件并根据要求进行相关参数的设置、运行放像设备开始放像。采集过程中可在视频监视窗口看到录像信息，运行完毕后软件会按照设定的存储路径、文件名与格式进行存储，最终形成数字化的保险档案。4.挂接并备份。将形成的数字化的录像档案按要求挂接到数据中。同时，选择合适的存储设备将数字化录像档案进行备份存储。5.编写文件说明。对刻录的光盘档案或移动硬盘档案要进行着录，并按要求编写文件说明。
本章小结
保险档案信息资源建设，是保险档案信息化建设的重中之重。保险档案信息资源建设主要包括保险文件的电子化与保险档案的数字化两个部分，这两个部分细分来讲就是保险电子文件的收集与归档、纸质载体档案的数字化以及磁性载体档案的数字化三个方面。保险档案信息化建设的目的是提高保险档案信息服务水平，使保险档案信息资源得到充分的利用，更好的为社会主义现代化建设服务。
如果保险档案信息资源建设工作做不好，那么保险档案信息化建设就会变得毫无意义。
