建立有效的法律风险防控制度和程序控制流程

　　4.5 建立有效的法律风险防控制度和程序控制流程

　　在我国风险防控主要包括以下两方面：第一，在企业内部建立与企业环境像适应的风险管理机制，主要包括三方面的内容，即：法律风险、人员管理以及公司治理。法律风险又可以分为法律风险数据库、统计表以及商业信息；人员管理主要涉及到风险防控意识的培训，企业文化的树立等方面；公司治理则涉及到的范围更广，企业政策、法律法规以及部分的权限等等都属于公司治理的范畴；第二，预先设置风险管理流程。这方面我国企业风险管理流程不够完善，就美国而言其流程为：预防-准备-应对-补救。在实施的过程中还有很多细节要充分考虑，首先要有能力对潜在的风险进行预判，辨别出风险的所在；其次，对风险的处理，一旦企业遇到了风险，如何进行处理和应对是非常重要的；最后，总风险进行总结，建立最佳的处理机制。开展法律风险防控，组织是基础，制度是保障。目前凌云集团已制定《法律风险管理办法》等制度，但有些制度可操作性不强，程序繁琐，如《合同管理办法》，签订一个合同要经过经办人、经办部门、财务部门、法律部门、纪检部门、主管领导、总会计师、总法律顾问、总经理九项签字，由于有的领导出差或不在，有时一个合同要经过一个月左右的时间才能完全签下来，严重影响了工作效率，造成了员工的报怨，因此兼顾效率与程序的角度对部分制度进行进一步修改和完善。

　　通过对我国企业法律风险防控的分析，并借鉴国外法律风险防控的经验，针对凌云集团法律风险防控的薄弱环节，进一步健全完善法律风险防控体系，从提升员工的法律风险防控意识、规范重大事项决策、规章制度、合同管理、知识产权管理、纠纷案件管理等各项基础管理工作做起，通过开展法律风险防控工作，努力实现法律风险防控的"三个转变"即：从事后补救型向防范型转变、从咨询服务型向审核把关转变、从具体事务型向参谋助手型转变，进一步提升凌云集团的法律风险防控水平，根本落脚点就是保障和促进凌云集团的健康和谐发展。

　　4.5.1 加强重大事项决策的法律风险防控

　　对于国企，国资委要求凡是重大决策、重要人事任免、重大项目安排和大额资金运作即"三重一大"事项涉及企业的兴衰成败，必须由领导班子集体做出决定。对于其中涉及的法律风险，要由法律顾问从法律专业角度出具法律意见，这样做一方面保证领导依法决策，另一方面也减轻了班子的领导责任。

　　要进一步明确法律顾问参与重大事项决策的方式和程序，规定法律顾问或法律工作人员要参加各项重大事项决策会议，发表法律意见。同时，在涉及法律风险防控的重大事项决策前，法律顾问要协同经办部门通过询问、要求提供相关资料等形式进行法律尽职调查，重大事项在上报董事会或报上级主管部门前必须要有法律顾问出具的法律意见书，否则一律不予上会或上报。为做到这一点，印章管理部门要把好关，没有法律部门出具的意见不予盖章，这样就保障了法律顾问参与重大事项决策。流程图如下：

　　4.5.2 加强规章制度的法律风险防控
　　
　　规章制度涉及企业的方方面面，是企业行为的依据。首先撰写规章制度人员应具备一定工作经验和相关管理、法律等方面知识，必要时应由法律专业人员参与起草工作。

　　其次，法律顾问要对企业规章制度审核把关，要做到没有企业法律顾问审核签字，规章制度就不能下发执行。最后在制定有关劳动报酬、工作时间、休息休假等直接涉及职工切身利益的规章制度时，除法律进行合法、合规性审核外，还要经职工代表大会或全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或职工代表平等协商确定。流程图如下：

　　4.5.3 加强合同的法律风险防控

　　合同管理是企业法律风险防控的重要内容，企业的行为大部分是通过合同来实现的，在法律风险防控中的地位举足轻重。前几年企业不重视合同管理，法律审核形同虚设，曾发生过这样一个案件：某子公司与一家酒店签订《房屋租赁合同》，将其一厂房以每年 800 万元的租金租给该酒店，没有经过法律审核就签订了合同，而在合同中约定的免租期条款存在明显不利于该公司的漏洞。合同约定，出租方给予承租方为期一年的免租期，同时又约定了"若政府相关批复延期，则免租期相应延"的条款，后因该酒店的消防许可证迟迟未获批复，导致该公司超过一年免租期后另外的 14 个月租金无法主张，造成了令人痛心的经济损失。面对着凌云集团分子公司众多、分布广、管理链条长等特点，如何做好合同管理的法律风险防控工作，避免上述案件的发生，需要积极探讨。

　　4.5.3.1 合同管理的原则要坚持统一管理、分级负责

　　统一管理就是法律风险管理部门要负责合同的归口统一管理，避免多头管理现象，还体现在制度和标准的统一，遵守同一个《合同管理办法》；分级负责就是总部法律部门负责本部合同管理，指导各分子公司合同管理工作。各分子公司合同管理部门负责本单位合同管理，指导其下属分子公司合同管理工作。

　　4.5.3.2 强化合同管理组织网络建设

　　从凌云集团实际出发，各分子公司法律联系员要承担起合同管理职责，所在部门要加强对合同管理人员的业务指导和培训、督促他们建立并管理好合同台账与合同报表。为了避免大量合同审校工作在集团法律部门，减少工作量，集团法律部门要分类别制定格式合同，如买卖合同等要求各子公司尽量采用合同模板签订合同，且采用合同模板签订合同无须经法律审核，这样节省了大量的人力物力。

　　4.5.3.3 规范合同管理流程

　　一是把必要性审查作为合同谈判的前置程序，由合同承办单位书面报告单位业务主管理领导，按相应的授权委托权限审核批准后，再按合同管理规定启动相应的合同谈判程序。二是把合理性审查作为合同谈判的必经程序，由财务部门按照相应管理规定对价格条款、付款办法等进行审核后，才进入合同谈判流程。三是将合法合规性审查作为合同谈判签订的必经流程和执行过程，由法律部门按照合同管理规定对合同的合法性、规范性与风险防范进行审核后进入下一流程即合同签订阶段，四是把规范性存档作为合同管理的最后必备程序，由合同管理部门对合同进行编号登记后加盖合同专用章，交业务部门、财务部门执行，合同管理部门和档案管理部门备案存档。

　　五是由纪检监察部门按照有关监督管理规定对合同前期调研、询价、谈判过程进行监督审核。

　　4.5.3.4 正确适用合同担保制度

　　企业间互相担保是易产生问题的环节，凌云集团曾在 1994 年为某国有企业担保银行贷款 400 万元，1999 年信达受让银行债权， 2000 年信达向凌云集团送达了《担保权利转让通知书》，2008 年被担保企业破产，期间信达每年都在河北日报、河北经济日报发布债务催收公告。这并未引起凌云集团的重视，直到 2014 年上半年信达资产公司来公司要求凌云承担担保责任 1000 余万元，目前此案还正在处理过程中。因此凌云集团要严格按照法律规定，用好用活合同担保制度，降低合同风险。对于重大复杂合同，应当要求合同对方提供担保，严格审查担保方的担保资格以及用来担保的财产权利状况，并在合同中明确担保责任条款。为其他企业提供担保时，要严格按企业的有关担保规定，依法审慎设定。必要时可要求被担保人提供反担保，以减小合同担保风险，保障经营安全。还要注意用好合同权利，如先履行抗辩权、不安抗辩权、撤销权、代位权等，维护己方利益，实现合同目的。

　　4.5.3.5 推进合同履行监管

　　通过完善制度，明确业务主办部门、合同归口管理部门、财务部门等相关职能部门在合同履行中的监管责任，并建立联动工作机制，合同管理部门要会同合同经办部门动态跟踪合同履行情况，定期、不定期开展合同履行情况检查，对发现的问题和合同风险及时提出改进建议，并督促纠偏，同时做好相关监督检查记录。对合同时效进行动态管理，尤其是对诉讼时效及时进行风险提示，对不履行或不正确履行合同造成经济损失的，要按有关规定进行经济赔偿和责任追究。