2 章 相关理论及方法
2.1 文档的定义
“文档”一词在我国的出现是在清朝末期，最初的意义类似于公文、信函等。
在《辞海》中给出的文档定义是“组织、个人为履行法定职责或处理事务而制作的记录有信息的一切资料，是人们记录、固定、传递和储存信息的一种工具”,如行业规范标准、企业合同、财务报表、工程图样等都属于文档的范畴。随着电子计算机技术的应用及普及，文档也指由 WORD,EXCEL 等软件产生的文件；在软件开发中文档是管理的重点内容，如需求管理文档、模块设计文档、用户文档等。
笔者在查阅各种与文档相关的资料文献中注意到，文件、档案这两个词汇是经常与之共同出现的，可见这几个词汇在意义上是有共性的。故而，首先要研究这几个词汇的定义以及区别联系，以便于今后的研究。
在 TS16949 中文件的定义是这样的：“以文字或图示描述管理内容或业务、通过规定程序由有权人员签署发布、要求接受者据此作出规范反应的电子文档或纸质文档。”网络上对文件的阐述：广义上讲公文信件是指有关政策、理论等方面的文章都可以叫做“文件”,狭义上讲档案就是指“文件”.在计算机领域中文件又有特殊的定义，是指单个名称在计算机上存储的信息集合，包括计算机中所有的程序、文本、配置数据等等，是这种格式的总称。
档案，在不同的国家和地区，由于政治文化观念的不同等原因，对其的理解也是不同的。如，英国认为文件进入档案馆后才叫做档案。目前在中国关于档案的最新定义是：“组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的清晰的、明确的具有完整记录作用的固化信息。”
通过以上的定义我们发现，计算机词汇中对于文档和文件的定义专业性强，且相对狭隘，不适用于本文对企业级文档管理的研究，因此可以忽略。辞海和ISO 标准具有权威性，对术语的概括清晰准确，因而在本文中采用，下面简单分析一下文档、文件和档案三者的区别和联系。
首先，文档的意义最为丰富，包含文件。文档是组织、个人为履行法定职责或处理事务而制作的记录有信息的一切材料，而文件的定义则相对有所缩小，指电子文档或纸质文档，因此说文档包括文件。其次，文件和档案则可以看成是同一事物所处的不同时期的不同形态。我国借鉴英国的说法，认为文件只有交给档案部门归档后才可以称作档案，可见两者本质上是一样的，文件可以看做是档案的来源和基础，档案则是对文件的发展和升华。最后，既然文件和档案是一种事物的不同形态，文档又包含文件，文档一体化观点又把文件管理跟档案管理有机地串联起来。因此，笔者在本文认为，广义上讲，文档的范畴更广泛，应包括文件与档案，但是文件跟档案又不能割裂开来成为两个并列的称呼，本文讲的文档管理要将文件与档案作为一个整体来研究。
2.2 文档管理定义和重要性
2.2.1 文档管理的定义
目前对于文档管理的内涵说法比较多，比较能够被广泛接受和认可的是：文档的制作、存储、组织、转移和发布、搜索和查找、更新和删除的全部过程的管理1.文档管理的实质就是对文档内包含的信息进行管理，而信息管理就是通过计划、控制和改进等活动，保证在正确的时间把正确的信息提供给正确的人，实现正确决策的目的2.随着电子信息化时代的到来，人类社会的发展进程不断加快，新技术不断产生，人们的工作、生活和思维方式也随之发生深刻的变化。文档管理既包括有传统意义上的纸质文档的管理，还包括对伴随着电子计算子机技术的发展而产生的电子文档的管理。纸质文档的管理，需要有专门的人员投入大量的时间，进行文档的整理，分类，编目，入库以及查找；而电子文档管理，主要指对电子文档、电子表格、纸质文件的图像的分类、存储和检索。形式主要是由办公软件生成的包括 WORD,EXCEL,PPT 等文件。
文档作为一种重要的信息资源，在全球信息化浪潮的冲击下，在以计算机技术、通信、网络、数据库及多媒体技术为基础的网络环境中日渐成熟，每时每刻都会产生大量的电子文件。随着技术的进步，使得文档这种特殊的信息资源快速地向多个方向发展，但同时也面临来自其他多方面的挑战。电子文档的产生、传输、保存等方式都要依赖计算机而进行，这是它区别于传统纸质文档的重要特征，也因此它也具有其他不同的特征，包括：非人工识读、不稳定性、可共享、电子文档对系统的依赖等等。人们在日常的操作中也容易由于不当操作而对电子文档的产生、传输、利用造成影响，更严重的，如果文档受到恶意病毒程序的攻击更容易产生许多无法预料的影响，由此引申出了电子文档的安全性的问题。因此，在信息化时代的文档管理管理还要同样关注安全保障措施问题，以确保文档的机密性、完整性、真实性、和可用性。
2.2.2 文档管理的重要性
文档管理的重要性首先是体现在对企业管理层做出经营决策时起到的辅助性作用。因为企业对自身经营领域的产品、顾客需求等作出估计和预测时需要大量的数据和资料，而这些数据和资料绝大部分都是以各种各样的文件和档案的形式存在。企业作出决策所需要的依据就能通过对文档资料的分析整理而获得，不仅详实，而且贴合企业实际情况，如果能够充分利用这些资源，有利于企业实现理性的决策。正因为大部分的数据都存在于企业所积累的文档当中，这些文档也就成为了企业知识资源的重要来源与基础，沉淀在文档资料中的大量知识与经验对企业来说相当重要。其次，相关文档的完备是保障其他各项工作正常进行的前提，任何的经验、程序、方法都只有落实到纸面，形成文件才会在生产工作中更好的发挥作用。
2.3 文档管理相关理论
笔者查阅国内外的文献资料，发现文档管理的研究主要有以下几方面：文档一体化管理、文档生命周期、文档管理体系等方面。
2.3.1 文档一体化管理理论
Zhang3将文档一体化的内涵定义为把文书处理与档案管理这两个原本相对独立又有不少相同环节的两个管理体系归入一个统一的科学系统内，将文件从形成知识到归档及档案管理中的各个环节，组成一个科学的大系统。吴修芹4总结了文档一体化研究所历经的三个大的阶段：萌芽阶段、缓慢发展阶段和迅猛发展阶段。柳永杰5将计算机技术介入文档一体化管理的工作流程中，并阐述了计算机对文档一体化工作带来的巨大变革。胡杰6对软件一体化管理软件的发展进行了分析，并指出现有的管理软件仍然存在一体化趋于形式、软件开发缺乏规范标准、工作流程需要重新整合等问题。黄霄羽7经过比较概括出文档管理一体化的科学含义应当是--以文件生命周期理论为指导，借助计算机及网络技术，从系统论的角度出发，对文书工作和档案工作进行统筹规划和科学管理，使之实现系统化和规范化，从而发挥各自以及总体的最大效能，确保从现行文件直至馆藏档案管理的高效和优化。罗冬梅8主要通过分析文档一体化的前提及制约因素，探讨了信息化环境下文档一体化的可行性及实现文档一体化的有效途径。
2.3.2 文件生命周期理论
在二十世纪中期，随着科技进步和社会发展，各种组织中文件的处理都在急速增长，美国档案学者菲利普·布鲁克最早提出“文件生命周期”的概念。它是从对文件中心理论的解释开始，经过研究范围的不断扩大，直至文件运动的整个过程以及对过程的全面管理。现在，文件生命周期理论逐渐的已经成为了国外档案学的重要理论支柱之一。文件生命周期理论的定义是“研究文件从最初形成到最终销毁或永久保存的整个运动过程、研究文件属性与管理者主体行为之间关系的一种理论，是对文件--档案运动过程和规律的客观描述和科学抽象。”
9许见亮10通过对文档生命周期理论在电子时代的补充与修正，将文档生命周期理论和电子文件的生命周期理论进行了对比分析，指出了两者的差异和共性。徐超11充分利用文档生命周期的三阶段的划分理论，主要从动态的角度、多层次的分析了电子文件在安全保护方面应采取的措施。黄禹康12通过文件生命周期理论的分析，认为从现行文件到档案的过程是一个连续统一的过程，必须把文档一体化管理当做一个统一的系统工程，才能够做好对文件运动全过程的控制。
2.3.3 文档管理体系理论
文档对于一个组织实现它的功能是十分重要的。它是组织成员间的沟通方式，尤其是在组织记录和处理业务方面，文件是不可或缺的。有研究表明，企业的员工平均每天要使用高达百分之六十的时间来处理各种各样的文档。也正因为如此，许多企业和学者都希望通过使用信息技术等来提升文档处理的效率，新型存储技术、高速计算机以及高集成度的系统的出现使得上述的想法成为可能，打破了传统纸质文档的限制，向电子系统、多媒体系统等多个方向发展。同时，这也要求管理在从体系设计、体系实施等方面来借鉴具体的问题。
曹林（2008）的研究认为在目前高度信息化和网络化的社会环境下，企业的文档管理也必须要有所改变，突破传统的只对事务性的管理层面的关注，进而上升到通过文档管理来实现企业知识化管理的新的更高一层次的管理上。
田晨、毕小青（2001）认为企业文档是企业的重要知识资源，传统的文档管理仅仅是把文档看作是历史真实性的保持，这种方式效率低下，而且企业中大量的隐形知识还被排除在文档之外，这对一个知识型企业来说尤其是巨大的浪费。
在现代的知识经济环境之下，应该从知识视角来看企业文档的作用，把文档管理工作上升到开发利用企业知识资源的高度上来。
董军认为以往文档管理工作的集中于“历史保存”,这样做的弊端就是没有注意到文档中保存的数据对企业经营决策的意义，尤其是文档管理部门，不应该只是定位为文档的保管者，企业的理性决策行为需要蕴藏在企业文档中的知识的合作和分享，对于企业文档，如果不能使其在企业的经营活动中发挥作用，就会使企业丧失知识经济代理的发展机遇。
2.4 文档管理的方法
笔者在查阅相关文献时发现，在文档管理的方法方面各家的观点普遍认为要想做好文档管理工作，首先就是要从改变意识上做起，其次是要加强制度建设，还有就是增加设备和资金的投入。
现如今的电子信息技术快速发展，成果也相当的多，电子文档正在逐步取代纸质文档成为文档制作、保存和使用等全过程的重要手段。现代企业级的文档管理多使用文档管理系统。文档管理系统（Document Management System,简称DMS），是依靠计算机和先进的网络通信技术组合而成的一套计算机应用程序。
应用先进的信息技术管理企业的文件是最近十几年中企业的管理者所面临的作重要的问题之一。企业组织中诸如表格、邮件、报告、备忘录、合同、声明、协议等重要的文件，都承载了企业很多很多的由价值的信息，甚至绝大多数的业务流程都是靠文件来驱动的，因此文档管理显得尤为重要。企业通过应用文档和文档处理领域的新技术使得文档管理系统（DMS）保证了业绩和生产力的提升。
Sprague Jr,Ralph H（1995）在此基础上揭示了新技术对于文档管理的价值，列举了多种实现这种价值的方式，并设计了一些结构方式来跟上这一领域的快速发展，还为管理者提出了建议以应对信息管理领域不断出现的新变革。此外，他还探讨了文档管理系统的影响范围以及重要性，从多个细节方面，从而指出了因为文档管理系统的出现而对我们如何看待信息管理而产生的新看法。总结概括起来可以认为他从以下三个角度重新定义了这个领域：使文档管理系统成为可能的技术方面，实现商业价值的应用领域方面和涉及到文档管理系统发展变化的一些部门的角色和责任方面。TyrvainenP,PaivarintaT（1999）认为文档管理工作应该重新认识和阐明，尤其是对应用电子文档管理系统的组织来说。他通过对某个工业组织的 11 种组织文档种类的记录和评价，发现不同的文档种类应该被区别对待，采取不同的策略。他们的研究成果还表明“文件”的普遍定义并不适用于预想组织的文档管理系统。而是综合与信息系统专家，组织的设计者以及领域内的专家协同合作，从而重新思考在组织中存在的文件类型以及类型系统。HajjarD,AbouRizk S M（2000）则向我们展示了文档管理系统彻底的颠覆了文件的存储和检索的过程。文档管理系统可以极大地改善文档管理流程，但是，由于制造业有其独特的特点，所以又要求要明确定义文件以及施工过程之间的关系。他们提出了一种新的方法，这种方法是以面向对象的方式，要基于具体的生产数据模型而提出的。这种方法在一家钢铁制造公司的文档质量控制系统实施过程中得到了应用。应用的结果是得该企业的管理得到了明显的改善，这不仅仅简单地归功于是办公文档的自动化，也要归功于文档与施工过程关系的明确。
2.5 汽车类文档的特点
现代汽车工业是劳动和资金密集型的产业，同时更是知识密集型产业、技术密集型产业。汽车在生产、技术研究、工厂建设、生产经营、管理活动中会产生多种多样的诸如图样、表格、图片、计算分析、文字材料，被多种样式的载体诸如纸张、胶片、音视频、代码等记录保存下来。
随着我国汽车市场的不断发展，产品的更新换代周期越来越短。对于汽车行业的企业来说要想在市场中占有一席之地并稳定发展，就必须要更快速、及时、高效地推出新的适合消费者口味的产品，满足用户的需求。在这种情况下，汽车的研发就显得尤为重要。汽车本身是就是个复杂的工业产品，每一款新车型从设计开发到进入市场都是一个艰苦而庞大系统的复杂工程，相关的部门有上百个，零部件有上千个，设计到得相关文件档案数量之多更是数不胜数。这些文档绝大部分是和产品生产息息相关的文件，可用于指导产品的生产，如图样、报告、BOM表格、说明书等文件，还有一些是在产品研发过程中为了使用新技术新方法、验证产品各种性能而产生的试验报告、设计方案等，还有是汽车企业在管理过程中对各种流程管控而制定的管理文件，总结起来这些文档有以下几个特点。
文件档案数量多，一般汽车企业的产品往往都是产品种类多、产品系列多、产品研制阶段多；产品的种类少的有几种，多的如卡车产品有数十个品种；同时产品还具体分成不同的系列，少则几种多则十余种。产品研发的阶段多，不同的阶段，产品的设计数据更是繁多，包括与产品信息相关的描述信息如设计图纸、工艺文件、技术文件、产品实验数据等。
技术状态复杂，汽车产品的研发不是一蹴而就的，从最初的产品策划到产品正式上市，要经过多轮的方案更改，多种新技术的应用，多种配置方案的选择，这就造成了不同部门手中的文件技术状态不一致的现象，比如在工作中容易出现工艺文件数据和设计文件数据不一致的现象，从而导致生产制造返工。
产品数据更改频繁，在产品研制的不同阶段中产品设计数据随时会有可能发生更改，新产品的更新换代也随时可能会发生更改，一个更改往往会涉及到相关的如设计、工艺、物资、加工、装配、测试、质量保证等部门，相应的产品策划、产品图样、设计说明书、工艺卡片、产品流程信息卡片等文件需要也随之更改。
除此之外，还有临时性的设计任务以及随之而来的临时性的设计文件、工艺路线等。一次更改的涉及面可大可小，对产品的生产流程影响也不尽相同。
潜在价值巨大，文件档案是人的经验知识储存的重要形式，没有这些文件档案，知识和经验就没有了载体，积累也就无从谈起，现代的汽车技术是先进管理技术、电子信息技术、加工制造技术、新能源技术等融合升级的产物，但是任何高精尖的技术都必须要形成文件档案才可以为企业所利用。汽车生产的同时也是汽车文档产生和发展的过程，文档中所记载的主要内容就是人们设计制造汽车的历史记录，这反映了汽车产品的形成过程，他们两者是完整的一体，这些文档中既有对汽车的认识探索和掌握，也有对实践经验的总结和升华，更有设计人员研究的新知识。可以说汽车文档对汽车企业来说是一个无穷的宝藏，不仅可以带来现实的利益，使生产运营正常进行，还是企业未来发展制定战略决策的重要依据，可以通过这些文档分析产品优势和劣势，决定新产品开发的技术方向。在竞争激烈的市场环境中，任何一个汽车企业的产品开发都不可能从零做起，一定要是依靠现有的汽车文档，在此基础上发展出新的产品和技术。
