第 4 章 研发中心文档管理改进方案设计
4.1.体系文件管理的改进
4.1.1 确定文档分类的专业及代码
文档的专业划分尽可能的反应研发中心目前文档的现状，明了全面、清晰易用。文档专业划分适用于文档中的报告类、研究方法类和流程规范类。专业及代码划分为设计与研究两大类，见下表 4.1:
4.1.2 细化文档的编号规则
文档的编号在四段的基础上增加专业代码一段改为由五段组成，中间由“-”
连接，具体为：
第一段为文档的类别（两位）
第二段为科室代码（两位）
第三段为专业代码（三位），设计类、研究类由专业代码，其他没有专业代码的可用 000 代替）
第四段为年代码（两位）
第五段为文档序号（四位）
举例如图 4.1 所示，表示为 D7 科室在 2015 年提交的第一份关于风窗专业的报告类文档。
4.1.3 建立统一的记录文档电子模板
记录是阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件，其媒介形式包括文字、表格，也可包括、磁带、照片、胶片等。
管理企划室对各部门编制形成的表单格式，进行收集汇总，如下表 4.2,明确记录的名称、编号、形式、收集时间、保存地点、保存期限。当法律法规、顾客对记录的保存有要求是，按其规定设置保存周期。记录格式中心有模板的要使用模板，没有模板的由部门自行确定记录格式。各部门根据记录内容的要求或“记录说明”制定专人填写、传递、保管。记录的填写要及时、准确记录客观事实，字迹要清晰，项目填写要完整。已记录完毕的信息不得随意更改，如因笔误造成的错误，应在填写内容上杠改并由填写人盖章或签字。记录在使用过程中发现有表单中不适用的，按照文件管理程序要求，进行更改，经审批后，可以将新表单提交管理企划室。管理企划室对《记录模板清单》进行更新。
4.2 产品技术文件管理的改进
研发中心的产品技术有关的电子文件基本都是在产品数据管理系统（PDM）中管理，下面对设计交付数据和设计过程数据的范围和管理方法提出改进意见。
产品文件以往对权限和生命周期的管理并不全面，尤其是设计过程数据和设计交付数据中的非图纸类的文件，它们也需要生命周期，从高到底以此定义为：
生产、生准、试制、设计完成、工作中等。为了区别它们由于更改前后而形成的差异性，应该对它们设置与产品数据相同的版本。对于非产品数据管理系统管理的电子数据文件，应该考虑手工管理电子数据文件的方便、易行。数据文件的管理必须执行现有的产品数据文件编号规则。
4.2.1 设计交付数据的合理分类和统一管理
设计交付数据的管理不应只是注重图纸文件，还应该加强与产品关系紧密的设计任务书，技术条件两类文件的管理。
1）产品设计任务书
设计任务书是产品开发输入的基本依据，不可缺少。任务书必须于概念设计完成之后、详细设计开始之前下达，在 PDM 系统中通过流程审批发布，通知到相关设计人员，作为设计的依据。产品设计完成后，提交审查过程中，需将任务书与整车部件进行关联，存档查询。
2）图纸数据文件
图纸数据文件：使用 CAD 软件完成产品设计时，所产生的数据文件、包括二维图纸、三维模型数据、电控数据文件等，见表 4.3.
所有图纸数据文件必须按照 PDM 系统流程存放在系统中。图纸数据文件应建立与部件的描述关联关系，独立的二维图纸或者三位模型数据必须与部件建立描述关联关系。与三维模型数据关联的二维图纸作为三维模型数据的参考方建立与部件的关联关系。对于结构性能相类似、在不同产品中可重用的零部件总成，应将部件总成与重用属性相关的参数提取为分类属性，设置到 PDM 系统中。对于此类部件的设计，必须将分类属性值在部件中定义，用于同类部件检索查询，保证零部件的充分重用，减少 NPI 件的产生。图纸数据不能单独发生准和试制的采用，必须随整车、独立总称部件进行采用，且必须通过 PDM 系统进行，与发采用的车型或独立总成建立关联关系。
3）技术条件
整车的技术条件作为部件管理，应该建立相应的技术条件部件（编号采用技术条件编号规则）与技术条件文档关联。一般总成及零件的技术条件作为文档与相应的总成、零件部件建立描述关联关系。
4.2.2 设计过程数据的合理分类和统一管理
设计过程数据虽然不是最终的产品文件不提交给客户，但是对于技术积累和经验共享是有十分重要作用的，其分类见表 4.4.应该加强对设计过程数据中的设计辅助数据文件，CAE 用数据文件的管理。
设计辅助数据文件：设计师在设计过程中用到的各种辅助设计的数据文件，这些文件有助于设计过程简化、协同设计、设计交流等工作。
设计骨架文件、方案布置文件除应该进入 PDM 系统管理外，还应该与对应的整车或总成建立描述关联，执行对应的流程审批、生命周期状态，参与数据的变更管理，确保相关联的产品数据准确。数据转换文件一般不纳入系统管理，由应用者自行管理与使用。其余的设计辅助数据文件，作为文档形式全部进入 PDM系统管理，方便协同设计，保存设计依据。
CAE 用数据文件：设计师在设计过程中，为 CAE 工程师提供用于计算机模拟仿真分析用的 CAD 模型数据或者 CAD 软件自身产生的分析数据文件。
CAE 用的 CAD 数据文件，作为无流程类文档进入 PDM 系统管理，保证沟通与协同管理，提高使用效率，对于这样的数据文件应按照成熟度及版本控制方式进行管理与使用。
设计过程数据提交成功后，原则上不允许更改。如特殊需要更改，必须通过系统管理员进行降级，用户改正后再重新提交审查。对于特殊加保密的技术文件，必须进行加密处理并存放在指定的文件柜中，确保不失密。
产品技术文件的访问权限，按部门科室专业设定原始数据格式的访问、下载权限。技术设计任务书允许参与该产品设计的人员访问。图纸数据仅限于本科室内共享访问，通过中性格式浏览器查看。图纸数据文件只允许本专业组人员按原始格式数据文件查阅并下载。设计工程师可以访问全部状态的数据文件，试制人员可以访问试制状态以上的数据文件，生产人员可以访问生准状态以上的数据文件，总布置设计工程师可以访问文本部门所负责产品的全部数据文件。如需特殊要求，通过系统借阅单经流程审查后，可以实现对设计交付数据文件临时共享的访问。
产品技术文件的有效性，在 PDM 系统中通过流程审批后，即为有效文件，所有应用均以系统中的文件为准。凡是需要纸质图纸指导生产时，需从系统中调出打印、绘制，同时在图纸上标明部件和文档版本信息方能有效。系统中的文件在一般情况下，在文件状态相同的情况下，均以最新版本为有效文件。系统中的文件在一般情况下，同一文件以最高状态的文件为有效文件。设计交付数据在产品更改过程中，在所有机构中剔除，且在生产中也不再使用，该数据文件将按废弃管理，状态处于废弃，但数据仍须在系统中保存。
4.2.3 产品辅助数据文件的管理
产品辅助数据文件主要是指利用 CAD 软件为产品说明书、零件目录、保养手册等文件制作的轴测图、简化图纸、操作插图等文件，见表 4.5.这些文件也是以电子文件为主，考虑到这些数据文件独立使用性较高，与 CAD 模型数据实时关联不强，在 PDM 系统中应建立专业文件柜（夹）进行管理。
4.2.4 产品技术文件更改的管理
1 ） PDM 中产品设计文件变更的管理
在 PDM 系统中产品设计文件的更改都需要通过变更来实现，但是现有的变更管理流程过于复杂，还有进一步简化的空间，尤其是占总更改数量比较多，但是又仅需要专业组内部更改，就不需要通过总布置专业审核的更改，通过简化更改流程使研发中心 PDM 系统中处于试制、中试、前准、生产准备和现生产状态的汽车产品数据的变更管理更加完善。
在满足产品技术文件变更要求的基础上，应尽量使用最简单的变更流程。图4.1 所示为一个改进后的变更流程，处于不同状态的产品文件根据其具体变更的内容和重要度可选择不同的变更流程。如专业科室在“审核变更请求”时，系统在该节点应增加 “设计人员实现”选项，共有四个选项：
a）设计人员实现
b）专业总布置审查并分发
c）总布置审查并分发
d）驳回
因此当变更请求仅为设计改错等本专业可自行确定的问题时，审核时应选则“设计人员实现”.流程既可以简化为：
创建、提交变更请求 审核变更请求 创建变更通告/实施计划 变更任务自检 变更通告任务流程 总布置审阅变更结果 结束。
不需要再经过总布置专业的审核，提升了变更的工作效率。
同时变更还需要遵守变更专业分工的原则，本专业组内总成及部件的变更，由所在专业组完成。总成（整车）下一级部件（与父总成不同组）的增删变更，必须由总成（整车）专业组及部件组协同实施变更。专业组新采用或取消部件的变更，分两种情况进行，增加部件时，必须两个组同时进行变更，部件组发出采用新件变更，父总成件组发出总成变更。取消部件时，只需父总成件组发出总成变更即可。
2）设计确认阶段门之后产品的设计更改
阶段门评审是研发中心产品开发管理评审的重要手段，项目必须要经过阶段门评审才可以进入到下一个阶段。DR（设计确认）阶段门一旦通过意味着产品设计冻结，这一阶段门之后的产品文件更改多数是由用户提出的反馈意见，因此对于 DR （设计确认）阶段门之前的产品设计更改活动，在 PDM 系统中由专业的设计方案讨论来确定，而针对 DR （设计确认）阶段门之后的产品设计文件的更改活动有必要做出更明确规定，明确项目管理部门的职责及工作程序，管控设计业务部门对产品技术文件的更改，否则不受控制的产品设计文件的更改将会严重影响产品的质量和设计节点。
设计确认阶段门之后产品的设计更改过程中各部门的职责，项目管理室负责问题接收和反馈；组织问题评估；定期通报设计更改状态。部门专业负责人负责对问题的处理及解决；组织更改评估和更改确认时的评审活动；向项目管理室通报设计更改状态。项目 CE 主持更改评估和更改确认时的评审活动；负责协调专业部门与项目间对更改的意见分歧，并做出决策。
更改过程的工作内容与要求如下：
a）问题评估
由项目管理室接收顾客提出的问题或更改请求，组织相关部门、专业进行评估，判断是否需要设计更改。如果需要设计更改，则在产品数据管理系统（PDM）中的“变更管理”程序中创建事项；否则将不受理，原因反馈给顾客。
b）事项评估
对于有专有（利）权的设计，对外形、配合、功能（包括性能和/或耐久性）有影响的事项，应进行更改评估。对于其它事项进行必要的原因分析和纠正措施制订，直接走 PDM 系统中的更改流程。
c）文件更改评估
由部门专业负责人组织完成更改评估，对于二次开发件应组织供应商共同讨论，形成《更改评估报告》。《更改评估报告》由部门负责人审核。《更改评估报告》包括设计更改方案、更改程度、更改时间、更改验证、更改范围、更改成本等方面的影响内容。
d）评估确认
部门专业负责人组织更改评估的确认活动。评估确认由项目 CE、项目经理、部门/专业相关人员、顾客、供应商等人员参加。由项目 CE、顾客（、供应商对《更改评估报告》一致认可视为确认，该报告由部门负责批准；否则重新进行更改评估。评估确认后，《更改评估报告》及确认的相关文件提交到 PDM 系统/变更管理/创建更改请求“更改管理”附件中。
e）更改验证
按照评估确认的验证方案实施更改验证，包括 CAE 分析、样件的试制、台架试验、可靠性试验等。更改验证过程形成的相关文件提交到 PDM 系统/变更管理/创建更改请求“更改管理”附件中。
f）更改确认
部门专业负责人组织更改验证的确认活动。更改确认由项目 CE、项目经理、部门/专业相关人员、顾客、供应商等人员参加。由项目 CE、顾客、供应商对验证过程和结论的认可视为确认，否则重新进行更改验证或更改评估。确认的相关文件提交到 PDM 系统/变更管理/创建更改请求“更改管理”附件中。
g）PDM 文件更改及采用
产品设计更改过程（评估、验证、确认）的活动记录，确认提交到 PDM 系统/变更管理/创建更改请求“更改管理”附件中后，方可进行更改。
h）更改实施
由顾客按照更改文件组织生产，并体现到定义的车型上。
4.2.5 产品电子数据对外发放管理
为了对产品 2D、3D 电子数据文件的对外发放（共享）及其使用过程进行控制，确保产品电子数据的安全保密和有效使用。对研发中心对外（二次开发供应商、工艺制造部门或技术开发合作方等）发放（共享）汽车产品的 2D、3D 电子数据的审批和管理做出规定和改善。对于需在 PDM 系统中进行产品数据的发放则执行 PDM 系统的审批流程。
各个相关部门的职责，研发中心设计部门负责根据产品的准备、生产、二次开发、合作设计等要求，提出《产品数据发放审批单》；对产品电子数据文件的准确性、有效性、数据版本负责。科室领导负责本项目内科室电子数据发放的审核。项目经理（部长）负责本项目/部门电子数据对外发放（共享）的确认，如项目已结束的由部长确认。中心主任负责研发中心对外产品数据文件发放（共享）的批准。信息系统室负责按中心主任批准的《产品数据审批单》制作数据光盘或者在 PDM 系统中设定访问控制权限，确保用户得到正确的数据文件，并根据数据使用时效，适时收回数据共享使用权限，并负责保存《产品数据审批单》。项目管理室负责确认数据接收方的产品开发合同/技术协议；负责审批数据接收方产品数据需求申请单；负责研发中心产品数据文件对外发放的归口管理。
具体工作程序和要求如下：
数据提供原则：仅提供所需部件有直接关系的数据文件，一般情况下不提供全套产品总成的数据文件。
设计部门根据项目开发计划及业主提供的所需产品数据的路线单位清单或经项目管理室审批的业主产品数据需求申请单，完成产品数据文件，填写《产品数据发放审批单》，填写不允许有涂抹现象。《产品数据发放审批单》由科室领导审核、项目管理室会签、项目经理确认、中心主任/副主任批准。对于批量提供业主的数据（可能来自十几个设计专业），可按批次为单位发放处理；《产品数据发放审批单》可直接由项目管理室会签、项目经理确认、中心主任/副主任批准。
信息系统室按《产品数据发放审批单》要求，发放电子数据。如果通过光盘发放数据，则制作数据光盘，并将光盘“卷的序列号”记录到《产品数据发放审批单》上；接收数据单位代表履行签字手续后提供其数据光盘。如果通过 PDM系统设定访问控制权限共享数据，则将共享权限名称记录到《产品数据发放审批单》上。信息系统室保存《产品数据发放审批单》。
