第 5 章 改进方案的实施保障措施
5.1 提升文档管理意识并加强制度建设
要做好文档管理工作，首先就是要提升对文档管理的认识，研发中心在使用科学的管理制度加强自身建设的同时，也要不断完善文档管理的相关制度，全方位地建立健全相关制度，避免重要文件编写、审查部规范，没能归档或流失的问题。
要将文档管理水平的提升同研发中心的质量建设工作有机地结合起来，文档的管理和企业质量建设工作之间是相辅相成的，他们在内容上是相互有关联的，研发中心的文件多来源于市场调研、专业技术管理、产品研发、认识、财务、物资设备等，而研发中心的质量管理也贯穿了产品的整个研发流程、生产制造、试制试验等过程，在进行质量提升的过程中一定也会有很多的文件和档案，这些文件和档案以书面文件、图纸、电子文件等形式的，也可以说质量管理体系文件都是文档管理的对象。文件和档案管理和质量体系建设工作在管理目的和手段上要结合起来，两者有交叉，也有衔接，既相互制约又相辅相成。把两者的关系理解和处理好既能对文档管理工作起到促进加强的作用，还可以推动质量工作的推广开展。
同时还必须要建立健全各项规章制度，进行全面的规范化管理，文档管理制度是相关人员在管理中共同遵守的行为准则，这些制度必须清晰规范才有利于工作的开展，应该力求文档管理工作以程序化、标准化、规范化的要求运行，以提高工作的效率。改变之前的粗放式的管理方式，精细化、有针对性地对不同的种类文件设计适合的管理制度。强化过程管理，对于文档编写、审查、使用等环节的职责和工作任务用制度的形式固化下来，并持之以恒地不断完善。
虽然目前的文件管理主要集中在三个方面：体系文件、产品技术文件和标准文件，但是，从长远来看，必须要协调处理好这几类文件体系之间的关系，进行文件体系的整合。这是一个不可回避的问题，应该避免各个文件体系之间各自为政，造成真个文件体系越来越庞大，越来越混乱，出现重复、相互地址或相互矛盾的现象。最好是能建立一套标准化统一的文档管理系统，将所有企业目前使用的有效的管理和工作标准、程序制度、产品技术文件、标准文件及其他各类文件均纳入到这个系统的管理范围中，提升文档管理工作的效率和规范性。
只有将文档管理从一般的事务性层面提升到整个企业的质量提升工作层面，才能充分挖掘企业文档所蕴含的巨大价值，为企业的决策制定，战略制定提供依据，而全面而细化的制度是进行好文档管理工作的重要保障。
5.2 培育学习型组织的文化氛围
对于研发中心这种知识密集型的企业，人员素质普遍较高，应该培养建设学习型的组织，首要的任务就是要加强宣传教育工作，提高员工对文档管理工作重要性的认识。只有在思想上提高了对文档管理工作重要性的认识，才能从根本上建立起学习型组织，可以在中心内部定期举行学习交流活动，推广成熟的学习经验，如微课堂的交流形式，促进员工之间的相互交流和学习，鼓励员工将工作中的经验积累编写成文件。有关于管理方面的、产品研发方面的、工艺方面的等都可以写成书面文件，可以在专业，科室，部门，中心这四个级别上不同程度的开展交流，既可以促进研发中心的研发工作，还可以提升员工的成就感，助力企业的技术水平和管理水平不断提高。
学习型组织的文化氛围要强调知识的共享，可以借助于文档管理工作来推进企业的知识化管理，推行知识共享的理念和目的，将员工脑中的知识转化成纸面的文件。要加强知识积累和共享的宣传，在员工的心中树立了这样的认识，文件和档案不仅仅是研发、生产的真实记录，不仅仅是记录了历史，更是企业所形成的无形知识资产的积累，是企业和个人的重要知识资源。做好文档管理，一方面可以很好地保存研发中心管理和研发过程中形成的知识，做好知识的储备，避免知识的流失；另一方面，还可以利用已有的知识，把研发中心建立成学习型的组织，促进知识的融合与共享，发挥知识的价值。
5.3 提升文档管理人员综合素质
文档管理人员综合素质的高低和管理意识的强弱，可以说直接影响工作结果的好坏，进而影响产品开发工作，随着研发中心文档管理工作不断的深入和规范，文档管理人员的综合素质就必然会成为制约文档管理工作发展的重要问题，因此必须要强化文档管理人员管理，提升文档管人员的综合素质。
目前在中心层面设立有文档管理的主要负责科室，还应该建立相应的部门级和科室级的文档管理人员，积极吸收相应专业的管理人员进行文档管理，增加专职的管理岗位，使得全职管理人员和懂得专业技术的管理人员在整个文档管理队伍中的比例有所提升。
由研发中心文档管理部门对部门级的文档管理工作进行督导，定期对各个部门的文档管理人员组织培训班进行学习，熟悉研发中心文档管理的制度，系统地学习档案管理、科技文件管理等理论知识，优化文档管理人员的知识和能力结构，同时还要学习一定的产品研发项目管理的知识，熟悉相关文件的来源和产生运动规律，学习其他企业先进的文档管理方法，文档管理的新方法、新技术、新思想，学习电子文件的管理知识，掌握新的管理系统的使用方法，从而使文档管理工作与时俱进。
通过文档管理人员素质的提升，能力的提升，转变过去文档管理被动的局面，使文档管理工作主动服务于产品研发，使文档管理相关工作人员积极主动参与到产品研发的活动中，不仅可以更好的完成文档管理工作，还可以为其他的产品研发工作提供所需要的各种文件信息。
5.4 将技术文档的编写纳入绩效考核
将技术文档的编写纳入的绩效考核当中是一种行之有效的管理手段，对员工具有一定的约束性在每年签订绩效合同的阶段将文档的编写纳入到合同的绩效要求中，以此给予员工正向的激励。
由于种种原因，员工往往对文件的编写缺少动力，往往为了完成任务而应付了事，或者出于教会徒弟饿死师傅的心里，对自己所掌握的经验知识有所保留，尤其是设计作业指导书、设计手册、流程规范这种公用的基础性技术文件往往积极性不是很高，将文件的编写落实到绩效当中，年终进行考核，可以说是加强文档管理工作的重要手段，提高员工对于文档管理工作的重视程度，从而在文档工作中投入更多精力，提高文档质量。
5.5 提升文档管理系统功能
在文档管理工作中应用先进的信息化系统是企业文档工作发展的必然趋势，研发中心应积极开展新领域的文档工作，加大人才、设备和资金的投入，为企业文档管理的信息化提供必要的物质基础。在现有中心信息系统的基础上，开发并完善文档管理系统，与相关软件开发商开展 OA、ERP 及 PDM 等系统的合作，这些软件中都含有一部分的文档管理功能，但是还是不能满足需求，应该在明确业务需求和文档管理需求的基础上实现文档管理系统与其他业务系统的衔接和兼容，形成统一的文档管理系统，如下图。
