材料整理的流程与方法

　　一、材料整理的意义

　　(一)材料整理的含义

　　材料整理是根据调查研究的目的,运用科学的方法,对调查所获得的材料进行审查、检验、分类、汇总等初步加工,使之系统化和条理化,并以集中、简明的方式反映调查对象总体情况的过程.

　　(二)材料加工整理的意义

　　研究者通过各种方法收集得到的材料,数量大,杂乱无章,不便于利用,必须要对这些资料进行科学加工,才能做出正确的评价.整理材料,就是对材料进行再认识,使我们对材料的认识和理解更加全面、深刻、系统、明确,再从中发掘出更有价值的信息.研究材料的过程既是材料增量的过程,也是材料增值的过程.只有这样才能使我们对材料的认识和理解更加全面、深刻、系统、明确,并从中发掘出更有价值的信息.如果仅仅占有材料,而不能用正确的科学思维把占有的材料加工成为一种科学的认识,不能用正确的科学思维从感性的材料找出本质的、规律性的认识,论文写作就无科学性的创新性可言.总之,在科学研究的过程中,必须将收集到的材料经过系统整理才能最大限度地发挥其作用,只有将材料整理有序才能提高写作质量和加快写作速度.

　　二、材料整理的流程

　　对搜集到的材料如何进行整理呢?材料的整理过程实质上是材料的辨析过程,以下几个方面的工作是不可缺少的.

　　(一)研究材料的审核

　　材料审核是对获得的原始研究资料进行检查,辨别其是否准确和完整,将不符合条件的材料删除,对有缺漏的材料及时补充,以保证研究材料的正确和有效.审核材料的方法有以下几种:

　　1.辨析材料的适用性

　　选择材料的依据,只能是作者所要阐明的中心论点.什么材料可用,什么材料不能用,都要根据这个中心论点决定.学术论文的中心论点一经确定之后,它就是统帅一切的东西,材料必须服从于中心论点的统帅.不能把一些不能充分说明问题的材料搬来作牵强附会的解释,也不能将所有材料统统塞进文章里,搞得文章臃肿庞杂,中心反而不突出,扩大了篇幅.比如,"'城市更新'与园林绿化关系的几个问题"一文,作者搜集了大量的有关园林绿化的材料,却没有搜集城市建设与园林绿化关系的材料,将这些不适用的材料写入论文之中,导致论文中心被冲淡,降低了论文质量.

　　2.辨析材料的全面性

　　全面性是材料审核的一个重要指标.如果材料不全面,缺少了某一方面的材料,论文的论述也往往不圆满、不全面,会出现偏颇、漏洞,或由于证据不足难以自圆其说.以"浅论国有企业厂长负责制与职工民主管理"一文为例,由于作者只搜集了两者互相依赖、互相促进的材料,没有搜集两者存在矛盾的材料,结果文章只做了一半,如何处理好两者的矛盾这一重要方面被疏漏了,大大影响了论文的质量.

　　3.辨析材料的真实性

　　研究者所收集到的材料有时会包含虚假成分.研究者的粗心大意、被试者的抵制和不合作、研究环境的干扰、研究工具存在的误差等都会造成研究材料虚假.这时,研究者对千辛万苦收集到的材料要舍得"去伪存真""忍痛割爱",因为材料的错误将直接导致结论的失真.材料真实与否直接关系着论文的成败.只有从真实可靠的材料中才能引出科学的结论,在这方面,研究者要注意以下几点:其一,要尊重客观实际,避免先入为主的思想,选择材料不能夹杂个人的好恶与偏见,不能歪曲材料本身的客观性;其二,选择材料要有根有据,采用的第一手材料要有来历,选取的第二手材料一定要与原始文献认真核对,以求得最大的准确性;其三,对材料来源要加以辨别,弄清原作者的政治态度、生活背景、写作意图,并加以客观的分析评价,社会科学方面的资料更应该注意这一点.

　　进行材料真实性审查的主要方法有如下四种:

　　(1)经验法

　　研究者根据原有经验、常识,检查材料与它是否吻合.

　　(2)逻辑分析法

　　研究者考察材料的内在逻辑,检查材料是否自相矛盾.

　　(3)比较法

　　研究者比较收集到的材料与相关材料的一致性和核实材料的真实性.例如,比较不同观察者使用相同方法对同一观察对象进行同一方面观察所收集的材料,如果发现两者一致性较高,则一般认为材料真实可靠.

　　(4)来源分析法

　　研究者考察文献材料的来源,以核实材料的真实性.一般而言,当事人的叙述比局外人的叙述可靠,有记录的材料比传说的材料可靠,引用率高的文献比引用率低的文献可靠.

　　4.辨析材料的新颖性

　　所谓新颖,不仅仅对材料产生的时间有所要求(不能太陈旧),更重要的是要从普遍常见的材料中发掘别人尚未利用的东西.比如,在"试论人口与经济的循环"一文中,人口与经济的关系早已存在,它们之间存在着良性循环和恶性循环,这也是客观事实,这两种循环会带来两种根本不同的后果,而这以前人们几乎没有认识.作者现在以两种循环的材料来揭示两种循环的后果,从而阐明控制人口的重要性,不失为一种新颖的材料.

　　5.辨析材料的典型性

　　所谓材料的典型性,就是指这种资料对于它所证实的理性认识来说具有充分的代表性.如,恩格斯的?论权威?选择了纺纱厂、铁路、航海三个例子作为论据.第一个论据阐述得最详细,第二个论据比较概括,第三个论据只是轻轻一笔带过.他没有用更多的阐述,就把问题说明了:"一方面是一定的权威,不管它是怎样造成的,另一方面是一定的服从,这两者,不管社会组织怎样,在产品的生产和流通赖以进行的物质条件下,都是我们所必需的."材料不多,却具有无可辩驳的逻辑力量.产生这样的效果,一个非常重要原因在于材料选得十分精悍典型.

　　(二)补充欠缺材料

　　搜集材料后,作者往往会在总体上均衡一下材料,看看它们有没有重复之处,看看它们有没有薄弱之处,看看它们有没有遗漏之处.如果发现对某个方面或某个环节的材料还不甚了解,就要通过进一步的搜集工作来补充欠缺的材料.

　　(三)研究材料的分类和汇总

　　接下来,研究者要将审核后的材料按照一定的标准进行分类和归并.一般来说,我们可以按照其不同的特征选择分类标准,将具有相同或相近特征的材料归于同一类.材料分类最重要的工作是选择分类的标准,因为在不同的分类标准下得到的结果会显示或隐藏材料之间的差异之处.例如,以权利、财产、声望为标准对人的社会地位进行分类和以人对生产资料的占有对人的社会地位进行分类,不仅得到的结论不同,而且彰显的意义也有很大差别.

　　研究者在研究起始阶段可以选择材料的外部形态作为分类标准,如资料的来源、生成时间.随着研究的深入,研究者可以选择材料的内在含义作为分类标准,如材料所涉及的问题域、所采用的研究方法、所体现的思维方式、可能得出的结论等.

　　分类标准确定以后,研究者还必须遵守形式逻辑提出的分类原则:第一,分类要体现研究目的.分类是为了使资料进一步有条理、更加有力地说明研究结论.第二,分类后的各子项互斥.分类后的各小类不能相互包含,即不能在外延上有交叉.如将人分成男人、女人和老人就违反了这条原则,因为男人和女人中都有老人.这只是一个简单的例子.在实际的研究中,由于我们对研究对象认识不清,很容易犯类似错误.第三,分类对象外延等于各子项外延之和.资料分类不是材料筛选,必须保证分类对象的完整性.如把学生分成男学生和女学生是正确的,但是把学生分成男共青团员学生和女共青团员学生就错了,因为学生中还有党员和非党员、非团员者.第四,每次分类只根据一个标准.如前所述,不同的分类标准下得到的结果会显示或隐藏材料之间的差异之处,只有坚持用一个分类标准完成一次分类才能保证分类的正确性.

　　(四)定性资料汇总和编辑

　　汇总和编辑就是在分类以后对材料按一定的逻辑结构进行编排.逻辑结构要根据研究目的、要求和客观情况确定,要使汇总编辑后的材料既反映客观情况,又说明研究问题.汇总和编辑资料有如下两个基本要求:

　　1.完整系统

　　材料大小类目要井井有条、层次分明,能系统完整地反映研究对象的面貌.

　　2.简明集中

　　使用尽可能简洁、清晰的语言,集中说明研究对象的客观情况,并注明材料的来源和出处.

　　(五)编制统计图表

　　统计图表是以表格和几何图形的形式,将大量的数据想象地组合起来,形象地展示材料的整体特征,为分析材料提供方便.制作时应注意表格的规范性,一个统计表只能表示一个内容,多个内容则需要多个表格.统计表的数字要认真审核,以确保准确无误.

　　(六)定性和定量分析研究

　　科学研究的任务是从表面上杂乱无章的现象中,通过偶然的、零乱的现象去看清事物的面貌,发掘和研究被掩盖了的规律,认识和掌握事物的本质.为了完成这一任务,研究者需要对经过整理的丰富事实资料进行分析研究.

　　当前管理学研究的一个重要特点,就是强调定性研究和定量研究的结合以及数量资料和非数量资料的结合.为此,在研究材料的分析中,我们要注重采用统计分析和逻辑分析两种方法.统计分析是把大量的、散乱的数量资料,依据统计的理论和思维方式,对它们进行描述和推断,将研究对象的本质、特征揭示出来.逻辑分析是运用抽象和概括、归纳和演绎等方法,对丰富的现象资料进行思维加工,从而能去粗取精、去伪存真、由此及彼、由表及里,达到认识事物本质、揭示规律的目的.

　　三、整理材料的方法

　　论文材料的整理方法有很多,我们应根据实际情况进行选择.

　　(一)做读书笔记

　　"好记性不如烂笔头",做读书笔记对任何一个学术论文撰写者都是必要的.我们在阅读书报杂志、搞调查研究或进行课题研究实验实习的时候,都要随身带笔和纸,随时记下所需材料的内容或有关的想法体会、理论观点等.在做笔记时,有一个经验之谈:最好空出纸面的三分之一左右,用来记载对有关摘录内容的理解、评价和体会.做笔记的基本方法有摘录、提纲、提要、改写等形式,读书笔记的内容繁多,形式多样,我们只要选择最适合自己特点的方式并持之以恒,就可日积月累,记录许多资料.

　　1.做摘录

　　做摘录就是根据论文研究课题的需要,把有关书籍、报纸和杂志中文章的重点与精华部分摘录下来,也可以把调查访问对象谈话的重点和精辟之处摘录下来.

　　2.做提纲

　　做提纲就是编写查阅和访问到的材料的提纲,以便记录相关材料的观点和见解,启发自己的思路或提供一些例证.

　　3.做提要

　　做提要就是对相关材料的内容、主要观点、例证和数据等进行简要的介绍,提要的内容要求少而精.

　　4.做改写

　　做改写就是用自己的语言把所需的原文材料进行改写,使客观材料和自己的主观见解能够融为一体.

　　(二)做卡片

　　做卡片收集材料比较容易进行分类、保存和查找,而且所做的卡片可分可合,根据需要灵活地进行组合.卡片可以自己制作,也可以到文化用品商店购买.一个问题通常写在一张卡片上,如果内容太多也可以写到几张卡片上.卡片的正面可以填写编号、类别、文种、标题、着者、出版单位、卷期、页码等,卡片的背面可以记录资料的具体内容.着录时应注意摘录那些重要的、观点性的句子或数据,将摘录的内容概括得简洁明了,日积月累,坚持不懈.

　　当然,在收集材料的过程中,要不要做卡片,可依据个人习惯,不必有死板的规定.

　　(三)运用活页记录

　　活页纸记录便于资料调动、分类和补充,这种方法最适合摘录较长、较久的资料,积累多了便可分类装册.

　　(四)收藏书籍资料

　　在平时生活中,应注意收藏和研究主题相关的图书资料.

　　(五)剪贴报刊

　　将有用的材料从报纸、刊物上剪下来,或用复印机复印下来,再进行剪贴.要把剪贴的材料分类贴在笔记本、活页纸或卡片上,这种方法的优点是可以节省抄写的时间.

　　需要注意的是,无论是摘录的材料,还是用卡片收集或剪贴的材料,都必须要注明出处.如果是着作,则要注明作者、书名、出版单位、发行年月等;如果是报纸,则要注明作者、篇名、版次、报纸名称、发行年月日;如果是杂志,则要注明作者、篇名、杂志名称、卷(期)号、页码等,以便附录在论文的后面.

　　(六)复印重要资料

　　看到相关文献资料,应及时复印并保存,以免遗忘.

　　(七)目录、索引

　　目录、索引是学习和检索材料的工具.前面我们已经介绍过,目录是用来记录图书的名称、作者、版本等;索引则是用来汇集编排散见于图书期刊中的相关材料,编排时要注明出处、页码.

　　(八)利用计算机进行整理

　　由于计算机和因特网的迅速发展与广泛应用,信息处理技术也发生了革命性的变化,如信息的收集、利用和整理等都可以在因特网上实现.大家可以将阅读资料后的所得输入计算机,并将输入的内容分门别类编出程序,使用时随时可以调出,但要求摘录、概括的内容要简洁明了,编制的程序要简便易行.