原生数字档案基本概念与理论基础

　　第 2 章 基本概念与理论基础

　　在电子政务环境中的原生数字档案为政务系统中的具备档案属性的数字文件，不包含纸质档案的数字化版本。原生数字档案产生于行政事务中的多种活动，同时由于数字格式为其唯一存在形式，原生数字档案具有不同于传统纸质档案的多种特点，使其管理和利用方式更为复杂。数字档案的所需要的管理方式与来源原则、全程管理理论和前端控制思想密切相关。同时，无缝隙理论作为目前电子政务发展的重要指导思想，在一定程度上与原生数字档案的管理具有很高的契合性，将其应用于实际管理活动中可以解决许多新产生的困难，提高政府绩效与行政效率，为公民更好地提供档案信息服务。

　　2.1 电子政务环境中的原生数字档案。

　　2.1.1 原生数字档案的概念。

　　国外将以―原生数字‖形式存在的材料、档案及资源称为―Born-Digital‖，将其定义为―仅仅以数字形式产生和存在，除了数字形式之外再没有其他任何载体形式的信息资源‖。这一定义强调了其数字原创性，也指明了其在存续期间以数字形式作为唯一的存在形式.而在电子政务系统中，档案为在行政事务活动中之间形成的原始性信息记录，对发生的活动具有直接的原始记录作用。因此，本文将电子政务环境中的原生数字档案定义为在政府的行政事务活动中，仅仅以数字形式产生和存在，具有原始记录性，即档案属性的信息记录。这其中不包括纸质档案的数字化版本，也不包括将电子文件实体化处理（如打印版）后的纸质材料。

　　这些原生数字档案是政务活动的主要根据和真实记录，是政府机构的重要信息资源。

　　2.1.2 电子政务环境下原生数字档案的形成。

　　当今社会电子政务正改变着政府事务处理和捕获业务活动信息的方式。不管政府部门是否通过因特网传递服务或者只是通过以网络为基础的数据库以保持联系，都将产生一系列的原生数字档案。政务档案最基本的用处在于支持和记录特定的事务处理过程、提供政府活动证据、支持各项计划的评估和政策参考等，因此各项事务处理过程中的原生数字档案都需要被捕获并保存下来。虽然直到现在，许多政府文件仍然以纸质形式产生和保存，但是随着自动化的发展和电子政府服务的提高，这些文件将更多地成为电子形式。

　　一般来说，原生数字档案来源于两个方面：一是职能部门自身创建的；二是从工作网络上采集的。职能部门自身创建的原生数字档案一经生成，便由文件创建者直接采集下来。另一类原生数字档案，并非由职能部门直接创建，而是来源于该职能部门的工作网络（内网或外网）。这类原生数字档案一般是在部门间的业务交流、上下级机关的工作交流中产生的，它们流动在网络上，职能部门为了工作需要而将其采集下来。

　　电子政务环境下的原生数字档案多产生于机关的应用系统中，任何一个应用系统都能够产生需要长期保存的原生数字档案，例如以下几个：

　　工作流：工作流系统提供机关内部电子化的事务过程。人员一旦介入任何一阶段的工作，文件就自动产生了。

　　桌面应用程序：许多政府机关的文件都是由电脑的桌面应用软件系统产生的，包括：文字处理软件（Word）、电子制表软件（Excel）、电子邮件（Email）、计算机辅助设计（CAD）、网络出版工具。原生数字档案可以自动被捕获（例如每一次保存或者发送电子邮件）或者当用户请求时被捕获。基于应用程序的性能，元数据可以被自动捕获到文件中或者是用户需要时进行人工追加。

　　管理系统/公共应用程序：包括有财政系统，人力资源系统，案例管理系统，数据库系统等。

　　公文管理系统：许多政府机关都实现了使用办公自动化系统来建设其公文的管理系统，电子公文的产生和运行均在其中，如政府的各种法规、规章、决定、条例等在网上直接发布的文件。

　　2.1.3 政务系统中原生数字档案的特点。

　　政府原生数字档案是政府机构政务、业务、管理活动的记录，它与政府机构的活动程序同步生成，客观而真实地反映了机构基本职能活动和主要历史面貌，其主要特性可概括为：

　　（1）原生数字档案是数字化信息技术的产物。

　　原生数字档案是在计算机中产生和处理的，其信息形态是数字化的。人们在计算机屏幕上看到由文字、图形等构成的电子文件形态只不过是电子文件的某种输出形式而已。而在计算机内部，无论是传输还是存储等处理，电子文件均是以数字编码的形式存在。当档案以电子文件格式从一个载体复制到另一个载体，或者从一台计算机传递到另一台计算机，实质上是在计算机内进行数字信号的传输处理。只要技术方法得当，就可以完全恢复到与原信号一样。

　　（2）原生数字档案对设备的依赖性。

　　原生数字档案的形成和各种处理均是在计算机等设备的支持下完成的，其对设备依赖性主要体现在：数字编码，硬件，软件，技术设备更新，加密。原生数字档案的运作、管理是建立在一套标准化体系之上的。其严格程度和对系统性的要求，均远远超过纸质文件的标准化体系。在网络环境下，人们对信息记录载体的交换，如在格式、字符集、压缩方式等方面会出现不兼容的问题。出于安全保密上的考虑还常常通过特殊的软、硬件设备人为地进行复杂而独特的编码加密或信息拆分处理，使需要保密的原生数字档案只能在特定的环境下被读取。计算机更新换代很快，对于需要长期归档保存的原生数字档案来说，设备依赖性造成的问题会更加严重。设备老化和频繁更新，给原生数字档案长久保存带来的问题，远比文件载体本身的寿命长短更为严重。

　　（3）原生数字档案的非直读性。

　　只有通过电子计算机特定的程序解码，原生数字档案信息才可以识读。原生数字档案的非直读性体现在很多方面。数字编码记录于载体上肉眼无法分辨，同时载体上的信息记录密度极大。即另外，载体上的数字信息往往进行了压缩编码、加密等处理，即使有设备，如果不解压解密也不能读取其内容。以上种种因素均决定了原生数字档案载体的非直读性。

　　（4）原生数字档案对元数据和背景信息的依赖性。

　　元数据是关于数据的数据。对于纸质文件来说，元数据往往直接体现在其形态上，如一份印好的文件，纸上的文字、图形排列及格式等。原生数字档案的这种元数据必须特意附在文件信息中，否则将无法恢复原生数字档案的原貌。此外，纸质文件由于在传递和处理过程中离不开行政部门的实际往来和人工办理各种手续，则其生成和运作的背景信息也就自然地记录在文件上了。原生数字档案的运作往往是在网络上进于的，操作者互不见面，体现行政背景关系的信息可能存放在其他地方。如果不是特意提供或补充这些元数据或背景信息，就可能给原生数字档案的运作和归档带来问题。

　　（5）原生数字档案信息与载体的相分离性。

　　原生数字档案的存放位置不是固定的，而是可以变化的，甚至可以从一个载体转换到另一个载体，其内容信息却不发生任何变化。同样，还可以通过网络传给远方的一个或多个接收者。在一些对保密有特殊要求的网络中，还采取把原生数字档案分解后分别通过不同的途径传递，存放在不同地点的不同设备上，只是在需要时才临时把文件装配起来。这些情况，不仅造成原生数字档案与载体的分离性，也使长期处于共享计算机网络资源环境的使用者淡漠了对原生数字档案存储于哪台计算机、哪个载体以及什么位置的关心。这个特征给电子文冲的保管带来许多新的问题，处理不好，会直接影响其真实性、完整性和可靠性。

　　2.2 无缝隙理论。

　　2.2.1 无缝隙理论的内涵。

　　无缝隙组织理论为拉塞尔？M.林登在通用电气公司执行总裁杰克？韦尔奇―无界限组织‖的基础上创造的一个新的概念。林登认为―无缝隙‖要比―无界限‖更能够揭示新型组织形式的本质，―无缝隙组织‖是指可以用流动的、灵活的、弹性的、完整的、透明的、连贯的等词语来形容的组织形态。对于那些和它相互作用、相互影响的人和事物来说，无缝隙组织提供了一种流畅的、真正的不费气力的经验。

　　无缝隙组织的形式和界限是流动和变化的，具有渗透性，有时是无形的。无缝隙组织的顾客与服务提供者直接接触，顾客的等候时间大大缩短，两者之间不存在繁文缛节、踢皮球，或者是诸多遁词。曾经存在于组织内部和组织之间的壁垒现在变成了网络；无缝隙组织以跨职能团队代替目前公务员仅在一个职能领域内服务的孤立组织；无缝隙组织强调以通才取代专才。

　　所谓―无缝隙政府‖，乃是一种公民在任何时间、任何地点能够得到完整服务的政府。无缝隙政府正在以一种新的思维方式和组织形式在世界各国向传统的官僚制进行着改革，以满足顾客的无缝隙需要为中心设计组织的形式和原则，以业绩、预算、信息资源、奖励等手段进行制度创新，目的是创建面向顾客、服务公众的创新型组织。在满足顾客的无缝隙需要中，提升政府的绩效和服务质量，将政府部门的流程再造的结果表现为以顾客导向、竞争导向、结果导向为特征的无缝隙政府，也是各国电子政务发展的最终目标。

　　2.2.2 无缝隙理论对于政务系统中原生数字档案管理的适用性。

　　（1）无缝隙理论为政府档案提供了一种新的管理服务理念。

　　无缝隙政府理论打破了传统的官僚管理机制，改变为以公民的需求为导向。

　　以公民为导向的政府改变了公民从以前被动地接受信息和服务，公民的满意度与忠诚度的标准对政府来说是关注的核心与焦点，掌握公民心理、了解公民需求，提高公民的满意度与忠诚度，这样为政府改革与重塑提供了基本条件，公民的认同感能让政府在电子政务改革的道路上更加顺畅。以客户需求为中心的理论已经深入人心，它顺应了网络经济的要求，让传统的模式在互联网时代得到了大的冲击，不断完善和认识，从而走向更加便民高效的服务体制。而原生数字档案管理作为行政事务的重要组成部分，其管理和服务的方式与理念也需要随着组织间无缝隙的发展方向而进行转变和进步。

　　在此基础上，在政府原生数字档案管理方面应用无缝隙政府理论，可以将政务档案管理的分割化走向整体化，在文档管理方面实现政府部门机构间的无缝隙衔接，促进信息共享和资源利用；同时以技术手段实现其无缝隙的服务理念，通一站式服务窗口，改变了之前公民需要长时间等待、填表和机构部门存在推脱责任的现象，满足顾客一步到位的需求，并注重获取顾客的不断反馈，使公民获得更好的服务体验，获得更多的服务价值。

　　（2）无缝隙政府理论给政府档案信息服务的发展提供了前提条件。

　　在一个信息网络化、经济全球化、资源知识化和管理人本化的时代，要不断满足顾客需求，给顾客提供更多选择机会才是企业和政府的核心竞争力。顾客社会的兴起与发展，成为无缝隙政府理论产生的前提。无缝隙政府是整合政府各部门和人员的资源，提供优质高效的档案信息与服务。无缝隙政府理论可以很好地调解部门纷争、改善预算缺乏灵活性、跨职能信息量少、部门间无共享意识、缺乏必要的沟通与协调等问题.无缝隙政府是强调一种统一的思想为公民提供服务，让公民以最及时与简便的方式获得服务，实现零缝隙的模式。无缝隙政府的理念与网络的融合形成了更有效率的行政机构，实现了―一站式‖服务，为公民提供更快捷、更方便、直接的服务，强化政府在公共管理中服务者的角色，密切联系群众，搞好政民关系。由此可见，无缝隙政府理论给政府档案信息服务的发展提供了良好的前提条件。

　　（3）无缝隙政府理论与原生数字档案管理具有契合点。

　　当今社会，一个高效率的、透明公平的、有责任心的、有能力的、民主的政府行政管理体系，不仅是我国公民心中的服务型政府，也是我国行政改革的最大目标。―无缝隙组织‖、―政府再造‖的出现给政府发展的方向提供了很好的指导。

　　原生数字档案管理与无缝隙政府的契合点在于：首先，无缝隙政府理论强调顾客面对面的沟通，接探寻顾客的需求；原生数字档案信息服务使政府与公民沟通更加便利，提高行政效率。其次，无缝隙政府的基本构成单位是无缝隙组织，即可以用流动的、灵活的、弹性的、完整的、透明的、连贯的等词语来形容的组织形态。无缝隙组织以一种整体的而不是各自为政的方式提供服务，它强调政府和公民获得的信息都是持续一致的。这正契合了对于数字档案进行全程管理、前端控制的思想，将数字文件从生成开始就进入无缝管理的模式中，各个组织单位通力合作来对其进行保护和价值实现。此外，电子政务的前进方向越来越多地着重于机构间的连接和协作，力求实现最终的―无缝隙政府‖的成熟形态，在整个行政管理体系通过机构之间实现有力的联系与合作；原生数字档案作为重要的政务信息资源，其本身的有效管理和利用促进着电子政务的进一步发展，可以为转变政府职能，提高政府绩效，公开政府信息，规范政府行为做出积极贡献，因此在原生数字档案管理方面应用无缝隙管理的思想，可以更进一步地促进电子政府的发展。

　　2.3 来源原则。

　　来源原则指的是档案馆按照档案的来源进行整理和分类，要求保持同一来源的档案不可分散、不同来源的档案不得混淆的整理原则。来源原则是档案界的最基本也是最重要的理论之一，是原生数字档案管理从纸质档案管理中获取的最有价值的生命之核。然而目前管理体制改革和技术进步在信息时代为来源原则带来了挑战。政府机构以及各种社会团体发生了重大变革，并由此引发了档案本身的类型和数量的多样性和丰富性的变化。计算机信息系统的引入，使得各种组织结构超越了传统的―职能‖界限，使确定―来源‖的界限变得模糊。例如从原生数字档案的形成方式来看，互联网的普遍应用使得各种数据资源成为共享信息，同时一些新数据的产生也是不同机构共同参与的结果。在此意义上，单一的、稳定不变的来源观受到了实践意义上的―否定‖。由此，有人提出了来源原则的过时论，并认为计算机的职能管理和自动分类与组合功能，使得档案工作可以放弃文件的来源。但经过一段时间与实践的互动，各国档案工作者再次就来源原则的重要地位达成了共识。大家认识到，对于原生数字档案而言，来源原则仍然具有重要的指导意义，区别仅仅在于从主要指导档案实体单元组织，转变为指导对原生数字档案生成背景的理解、揭示和维护，用来源的真实性证实原生数字档案内容的真实性.

　　随着办公自动化的发展，原生数字档案大量产生，而―原生数字档案的非人工识读性、信息与载体的可分离性以及信息的可变性和可操作性等特点使得其数据单元可以不留痕迹地随时组合和拆分，这种虚拟性使得掌握原生数字档案生成过程的背景信息、或者说来源信息显得尤为必要。‖来源原则从本质上来讲，就是要求充分了解和保持文件来源信息，而在原生数字档案时代则是上升到了―背景信息‖的获取意义上。电子数据文件虽然是由一种孤立的和分散的媒介物来处理的，但是，他们仍然是文件形成者的综合性多载体信息领域的组成部分。因此，原生数字档案并未抛弃来源原则，来源原则也在接受挑战的过程中证实自身的生命力。特里，库克提出了原生数字档案时代来源的重新定义：―来源不仅指文件的形成机关，更包括文件的形成目的、形成活动、过程、处理程序和职能范围等等。

　　面对现代社会文件形成过程涉及的部门众多、结构不再稳定、文件保管体制不再是集中式的现实，来源将是概念化、虚拟和多方面的，不再是单一级别、结构稳定、与一个行政机构直接相联系的‖，即从更广阔的视角出发给来源的概念赋予了新的内容。

　　2.4 全程管理理论。

　　全程管理理论，也称为数字档案全过程管理，是指对电子文件从产生到永久保存或销毁的整个生命周期进行管理。之所以提出用全程管理理论来管理数字档案，主要原因是为了维护原始性和真实性，将其形成、传播、收集、整理、归档、保管等工作环节有机联系在一起，按照统一的规范和标准进行业务流程重组，并将保证文件属性的需求嵌入到重组优化后的业务流程之中，促进文件与业务的流程融合。

　　全程管理理论是档案理论与实践界为回应信息时代文件载体数字化的挑战，而提出的与传统线性、阶段式管理不同的过程管理方式，它涉及电子文件形成、收集、积累、鉴定、归档、保管和利用的整个过程.全程管理理论的提出和发展经历了从文件生命周期理论阶段成功地过渡到文件连续体理论的重要阶段，与―前端控制‖思想共同作用，有效地避免了数字档案被肆意篡改和删除，有效地处理了电子文件对软硬件设备及背景信息和元数据的过分依赖以及数字的内容结构与其存储载体相互分离的属性。

　　全程管理理论主要包括三个方面：第一，从纵向上看，将基于数字文件生命运动特征的连续的、无间断的过程管理代替职能管理，将文书、档案工作看成一个过程，一切工作环节都围绕信息的顺畅流通、事务的顺利处理进行；其次，从横向上看，在留存文件信息内容的同时留存文件形成与使用的背景信息等元数据，并保持两者间的有机关联；再次，以事前管理代替事后监督，管理的切入点提前至数字档案形成之时甚至在形成之前。1994 年至 1997 年，加拿大哥伦比亚大学和美国国防部在关于电子文件真实性的联合研究项目中提出了电子文件全程管理的框架模式，这一模式在北美地区的电子文件实践中得到了应用和完善。因此数字档案的全程管理从根本上说是文档一体化在数字档案管理中的实现模式，只不过其理论基础从文件生命周期理论转向了文件连续体理论。