原生数字档案无缝管理的实现路径

　　第 5 章 原生数字档案无缝管理的实现路径

　　对于政务系统中原生数字档案管理方式的变革充满着困难和挑战，若使政府档案管理放弃以前熟知的一切，成功进入未知的领域，需要有各方面的支持与协调配合。同时，原生数字档案的无缝管理模式在支撑环境要素共同作用下产生并运行的，因此其实现路径需要从政策法规、现有管理能力、参与主体协调、技术与人力资源层面着手，以保障无缝管理模式的实施和有序运转。

　　5.1 政策法规支持。

　　在电子政务环境下，政府原生数字档案管理不同于传统文件、档案管理，面临管理理念、管理原则和管理业务的变革，需要构建全新管理模式与管理体系。

　　面对原生数字档案的特点和变化的要求，传统的档案管理理念和方法需要变革与创新，需要在法制层面融入科学的现代管理思想。

　　国家在承认原生数字档案法定档案地位的同时，对电子档案工作应予以宏观管理，调查研究原生数字档案和电子档案的形成状况及法律效力问题，以法律、法规的方式制定原生数字档案归档及电子档案管理的条例、通则，档案部门应建立健全原生数字档案管理的规章制度，会同原生数字档案形成部门制定相应的规范措施，加强业务指导，结束目前电子档案管理比较混乱的状态，已出台的国家标准、行业标准应坚持执行，未出台的相关政策与法规应结合电子档案工作的实际情况加紧制订。在此基础上，尽早形成政府原生数字档案管理的法规体系，指导我国原生数字档案管理工作的实践。

　　另外，档案部门对原生数字档案管理统筹规划、统一控制、并不一定强求形式划一。暂不具备集中保管原生数字档案条件的机关档案室，可先对各部门原生数字档案的归档范围、管理方法及执行的标准做出规定，并定期监督检查，待条件成熟再集中保管；档案部门可在专门的计算机站、信息中心等机构设立档案分室，或指定专兼职人员进行管理，档案部门对其实行业务指导；对各级档案馆而言，应统筹考虑机关、企事业单位原生数字档案的管理要求及管理设计系统，选择管理与控制的模式，在一定时期内可能保持多种模式并存的局面。总之，应充分体现无缝管理的前端控制与全程管理思想。

　　5.2 业务能力评估。

　　5.2.1 档案部门业务能力评估。

　　建设原生数字档案的无缝管理模式首先要对于目前档案管理机构的业务能力进行评估，确定其在资源、技术等方面能否执行这项任务，并根据评估结果对不足之处进行改进。由于管理环境的变化，一些在传统档案管理流程中不需要的花费，却有可能在原生数字环境下变得十分复杂。例如在员工培训、开发新的技术工具建造或购置设备、对外服务等方面会产生大量的费用。因此在评估过程中也需要对这些因素进行考虑。

　　在评估进程中需要尽可能地找出在未来原生数字档案管理不同阶段可能产生的需求和问题。同时在此阶段应该对一些关键的问题做出决定，以指导后续工作并提供一定程度的便利。例如在集合中的文件类型或格式与该机构已经管理的是否一致，或者能否或愿意做到一致；内容或元数据被损坏、不稳定、不可靠或不完整的可能性有多大；是否有内容需要机构中没有的数据或工具并且也无法提供；是否有内容需要专业的软件或特定的平台环境来完全理解呈现文献和研究的目的；如果是这样，机构是否承诺支付相应软件的费用或提升原有平台的功能及所需时间；机构是否承诺在该平台中用户可获得数据；机构的有关原始存储介质的一般政策是什么以及是否有不遵守这个标准的特殊情况等等。

　　具体的评估任务如下：评估机构的可用资源，包括技术、人员和资金；评估该机构对于原生数字材料的相对于存储和管理的能力，其数字仓库；如果需要，要求增加容量和调查费用；评估数字内容的条件或―健康‖程度，如通过更新反病毒软件进行调查；评估对于软件或平台的依赖程度，以及对成本或其他影响因素的依赖；确定随着时间的推移的实用性和数据传输的可行性；确定在必要的情况下（如磁盘映像）迁移或转化过程的本质（路径、工具和协议）及其影响因素。

　　5.2.2 传统档案业务流程在数字环境下的适用性评估。

　　在电子政务环境下，对于原生数字档案而言，传统的档案管理业务流程有诸多不便之处，并不能适应时代的发展。但是这并不意味着对于传统管理模式的全盘否定，完全抛弃和颠覆在档案管理方面已经取得理论和经验是不理智的，相反应该兼顾各方，充分吸收现有成果的精华。正如在替换或升级一个系统时，人们往往要考虑是新系统对原系统已有数据的兼容问题，而不是直接放弃原有数据。

　　对于原生数字档案的管理模式同样也是如此。现有模式的精华往往是被实践证明是可行且成功的，已经被人们所认可。通过整合现有模式的精华形成的新模式，更容易应用于实践中，也更易于被人们所接受。因此需要对传统档案业务流程在数字环境下的适用性进行评估，确定需要保留或者舍弃的部分，在此基础上进一步进行原生数字档案无缝管理的业务流程构建。

　　5.3 参与主体协调。

　　5.3.1 政府内部相关各方的责任。

　　（1）主管部门。

　　主管部门的主要责任为提供一个原生数字档案无缝管理的治理环境，包括完善法律和管理的规章制度，提供组织的政策支持并承担整个管理流程的总体责任。

　　具体来讲，主管部门需要给予原生数字档案管理工作必要的授权与命令，以支持管理工作框架及基础设施的建设，同时应用合适的手段，通过法律和制度来强调原生数字档案管理和保护的重要性。

　　一个组织的管理政策是实施原生数字档案管理原则、流程和实践的指导与概要。在政策方面，主管部门应该确定不同文件的重要程度和存储方式，不同信息的可访问性以及不同档案的生成渠道以保证其真实性和完整性。此外，明确每个部门在原生数字档案管理中具体的职责，为组织内部的所有人员提供完整的责任明细，为日后的工作提供指导。

　　（2）档案部门。

　　在无缝管理的模式下，档案部门的职能从传统的对数字档案的保存扩展到了组织的各个机构中，从电子文件的生成伊始就参与对其的管理和控制。其主要职责也涵盖了原有的确定归档的范围，捕捉组织中产生的电子记录，确定其保管期限，登记注册，鉴定处理，实施安全保管策略，提供访问路径，以及记录所需要的元数据等。此外，需要对原生数字文件的流程、管理规则与方法、质量要求进行完整管理。全程监控数字档案的产生、存储、保管以及提供利用等管理活动中的全部流程，实现档案管理各流程的无缝化，进而保证档案管理质量，做到及时的认识并改正遇到的问题。

　　（3）档案生成机构。

　　原生数字档案的生成机构只在电子政务系统中，数字档案产生的起点部门，理论上包括了系统中所有部门。这些机构人员的职责为根据组织的归档规定对数字文件进行在线保存和交付，同时提高自身素质，学习原生数字档案管理相关的业务知识和技能，明确规定和相关说明，以及必须的程序和标准以保障工作效率和准确性。

　　（4）软件提供机构软件提供机构指为政府原生数字档案管理提供技术支持的第三方，其主要职责为在技术层面确保数字档案的真实性和完整性，保障信息安全。具体来讲软件提供机构负责对电子档案管理系统和数据库进行管理和定期维护，确保基础设施的整理，避免信息失真和丢失，保护系统免受攻击等。

　　5.3.2 供需双方协调。

　　政务档案信息服务平台是一个多部门共建共享的网络化的服务平台，各主体之间在平台设计、运行及维护过程中难免会出现一些矛盾，因此有效的协调机制是保障数字档案信息服务平台有效运行的关键。政务档案信息服务的供给主体主要是各个政府部门，需求主体主要是指企事业单位、公民个人等。在供需双方主体之间的协调，可以使需求市场的需求信息更加明确，一方面增加了公众对政务档案信息资源的需求量，另一方面使科技档案信息资源的供给更加明确、有针对性。

　　5.4 技术层面支持。

　　5.4.1 重视元数据在政府原生数字档案管理领域的运用。

　　元数据能解决原生数字档案诸多问题，因为元数据具有反映原生数字档案原始状态的功能；能及时、动态地获取登录原生数字档案的有关信息。元数据可以使计算机系统获得并理解原生数字档案信息的基本特征，包括系统特征和内容特征，使计算机系统可以自动辨析、分解、提取和分析归纳原生数字档案信息的基本特征。元数据可以用来组织和管理文件信息，挖掘文件信息资源，用户可以利用元数据通过计算机准确识别、定位和访问文件信息；元数据可以用来建立文件信息的数据目录和数据交换中心，通过数据目录和交换中心等提供的有关信息，用户可以共享文件信息、维护文件信息数据等，元数据是原生数字档案管理不可缺少的重要工具2.长期困扰原生数字档案的原始性问题，可以在元数据技术应用的帮助下得到解决。因此，元数据是实施原生数字档案管理的技术保障。各级机构在原生数字档案管理中应重视元数据的应用，原生数字档案生命周期的各个阶段加强其管理。

　　5.4.2 政府原生数字档案的信息保护是技术创新的重点。

　　随着政府信息化进程的不断深入，政府原生数字档案数量日增，保障其信息的完整和安全，满足社会各方面利用是政府原生数字档案管理工作的重要内容。

　　我国已有的《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》、《中华人民共和国着作权法》、《中华人民共和国保密法》对政府原生数字档案的信息保护提供了法律保证，但是，我们也应该看到，政府原生数字档案内容丰富、种类繁多、数量极大，为保护工作带来了困难。影响政府原生数字档案信息安全的因素很多，有自然与社会因素、又人为的管理因素，还有技术因素，如：如何防止计算机病毒、防止网络黑客的攻击等.所以，政府原生数字档案的保护应侧重信息安全保护，因为电子政务系统是机构用于执行政府职能的信息系统，其平台上流转的公文，包括了大量政务机密的数据和信息，电子政务系统又是基于 Internet 的开放系统，网络协议自身具有开放性，因此，网络数字信息的安全防护是重中之重，管理部门应明确责任、确保用户权限，保证身份识别，确保政府原生数字档案的信息安全。

　　5.5 人力资源保障。

　　5.5.1 重视人力资源发展。

　　无缝隙政府理论中强调，以―通才取代专才‖，也就是说要求行政人员不仅需要熟悉本职位的相关知识，还需要拥有较为全面的法律和社会知识，具备良好的表达和应变能力，而且在信息化快速发展的今天，在―一站式‖服务的模式下，还需要他们能熟练地掌握计算机操作技能，符合无缝隙政府要求的―通才‖。

　　原生数字档案的管理及服务建设最终要落实到具体的人，而人员的素质和技能又直接关系到建设所达到的程度和水平。在信息技术的教育中，政府各级领导带头学习是关键，特别是对于档案转移知识的学习，领导干部要走在一般公务员的前面，而政府公务员要走在群众的前面。为此，要严把公务员的入口关，加强对政府工作人员的外语、计算机、办公自动化以及相关法律知识和业务知识的培训和教育，使公务员具有服务民众的观念，并善于利用政府的网络更好地为公民服务，使公民通过网络与政府部门互动。这样政府就能为公民提供直接的、面对面的无缝隙的服务，可以提高公民对政府政策的参与度，也能降低公民的成本，使政府的服务朝向―一站式‖、―零顾客成本‖方向转化。同时，政府部门和公民也可以利用网络加强对公务员的监督和考核，激发他们的积极性，按照―无缝隙政府‖对公务员的能力和素质的要求，促使他们向―通才‖方向转化。以更好地为公民提供全面的、无缝隙的服务。

　　5.5.2 编制面向原生数字档案的档案业务手册。

　　在某种成功模式的基础上，建立通用的模式标准和工作手册，并进一步推广和应用，将极大地简化原生数字档案管理模式的构建工作，而且可以最大程度地避免重复建设等现象。此外，榜样的力量是巨大的。成功的模式容易得到人们广泛认可，都有可能被模仿和借鉴。这为通用标准模式的推广和应用提供了可能。

　　因此应进一步编制面向原生数字档案的档案业务手册，在各项细节之处做出明确指导和规定，以保障原生数字档案无缝管理模式的成功运行。